Hva er prosjektinnkjøp?

Prosjektinnkjøp innebærer en systematisk prosess med å identifisere og anskaffe, gjennom kjøp eller anskaffelse, nødvendige prosjekttjenester, varer eller resultater fra eksterne leverandører som vil utføre arbeidet.Det er vanligvis en funksjon av prosjektlederen;Noen organisasjoner velger imidlertid å velge en annen person enn prosjektlederen for å håndtere disse pliktene.Det er seks prosesser som er anerkjent av prosjektledelsesindustrien som integrert i prosjektinnkjøpsledelse.

Den første av disse prosessene er å planlegge kjøp og anskaffelser.I dette trinnet identifiseres behov som krever outsourcing.Kilder for å skaffe de nødvendige varene, tjenestene eller resultatene er differensiert gjennom en markedsanalyse.I planlegging av anskaffelsen blir prosjektmål gjennomgått for å sikre at anskaffelsen ikke forviller seg fra de uttalte målene.Gjennomføring av dette trinnet inkluderer identifisering av ressursene som er nødvendige for anskaffelse, bestemmelse av kontraktstypen som er nødvendig for å sikre anskaffelse, og utarbeidelse av en anskaffelsesstyringsplan.

Kontraktsplanlegging, ber om selger svar og velge selger er de neste treprosesser som kan fullføres.I kontraktsplanlegging er det nødvendig å beskrive detaljerte produkter eller tjenester som etterspørres.Forespørsler om forslag og bud bør dokumenteres for å unngå problemer.

Når du ber om selger svar og forslag, identifiseres og plasseres spesifikke leverandører på en kvalifisert selgerliste.Utvalgte leverandører anses som kvalifiserte basert på deres evne til å tilby varene eller tjenestene med tanke på begrensningene i prosjektet, deres interesse for å tilby varer eller tjenester og rimeligheten av budene deres.Når de potensielle selgerne er satt av, blir forslagene til de utvalgte selgerne evaluert for å bestemme den beste leverandøren for å levere varene eller tjenestene.Etter at selgerne er valgt, er kontrakter forhandlet.

Administrere kontrakter er avgjørende for prosjektinnkjøpsoppgaver.Å tydelig skissere forpliktelsene, ansvarene og resultatmålene er avgjørende for å fullføre dette trinnet.Tilfredsstillende ytelse av kontrakten innebærer å spore utførelsen av uttalte mål.Noen ganger kan prosjektinnkjøpssjefen trenge å rette prosesser for å oppnå de ønskede resultatene.Kontraktsendringer bør kontrolleres og dokumenteres for å forhindre unødvendige juridiske krav.

Når kontrakten er fullført, er det siste trinnet å avslutte kontrakten.Kontrakten blir revidert for å sørge for at alle vilkårene i kontrakten ble oppfylt.Kontraktsstenging innebærer å evaluere leverandørens ytelse og dokumentere alle erfaringer med utførelse av kontrakten.

Prosjektinnkjøp er ikke en eksakt vitenskap.Selv om denne prosessen generelt er akseptert i bransjen, kan faktisk utførelse variere mellom organisasjoner.Mange kurs er tilgjengelige som underviser i strategiene som brukes av prosjektinnkjøpsledere.Fellesskapskollegier og utvidede utdanningsavdelinger for universiteter gir ofte klasser om dette emnet.