Hva er forsyningsstyring?

Forsyningsstyring er et begrep som brukes til å beskrive prosessene som brukes av mange selskaper for å skaffe, inventar og distribuere varer som brukes i den pågående virksomheten.Prosessen med forsyningsstyring er opptatt av råvarene som brukes i produksjon, så vel som kontorrekvisita, komponenter for maskinreparasjon og andre elementer som brukes internt for selskapets pågående funksjon.Et hovedmål med effektiv styring av forsyningskjeden er å balansere behovet for å ha gjenstander for hånden når det er nødvendig med å opprettholde et mindre inventar, slik at selskapet kan bære mindre overhead.

For mange selskaper begynner forsyningsstyringsprosessen med en sentral innkjøpsavdeling eller gruppe.Denne gruppen koordinerer aktivt kjøp av råvarer, erstatningsdeler og forsyninger, og til og med gjenstander som kopipapir, blyanter og skriverpatroner.En innkjøpsgruppe vil søke å finne kostnadseffektive leverandører og etablere forhold som lar selskapet kjøpe varer enten etter behov eller på en forhåndsbestemt plan som kan endres om nødvendig.Gruppen koordinerer deretter levering av varene slik at de ankommer planteanlegg kort tid før de trengs.Bruk refererer til antall enheter for et gitt element som rutinemessig brukes innen en gitt tidsramme, for eksempel en kalendermåned.Å bestemme den gjennomsnittlige bruken er nyttig for forsyningssjefen, da det gjør det mulig å projisere når dagens forsyning vil være utmattet og det vil være nødvendig å bestille flere enheter for levering kort tid før de trengs.

Ved å koordinere kjøpet med bruk, oppnår forsyningsstyringsprosessen to ting.For det første gjør prosessen det mulig å designe og forbli i et gjennomførbart budsjett, og sikre at materialene og andre elementer som trengs for å holde selskapet funksjonell alltid er til stede.For det andre gjør effektiv forsyningsstyring også det enkelt å praktisere ansvarlig lagerkontroll, og holde antall enheter på hånden av en gitt vare på et visst nivå og dermed minimere skattetrykket selskaper betaler på råvarer, varer i prosess og ferdige varer.

I tider var forsyningsstyringsprosessen sterkt avhengig av en manuell journalføringsprosess som sporet bestilling, mottak og utbetaling av hver vare som er anskaffet for selskapets bruk.Som en del av disse manuelle postene var det viktig å beregne bruken basert på problemdatoene til forskjellige avdelinger i selskapet.I dag håndterer leverandørhåndteringsprogramvare mange av beregningene automatisk da kvitteringer og utbetalinger blir lagt ut i databasen.Dette gjør det mulig for forsyningsledere å raskt kjøre rapporter som indikerer hvilke varer som skal ombestilles i løpet av neste uke og hvor mange enheter av hver vare som skal bestilles.

Noen av de mer robuste programvarene for forsyningsadministrasjon er til og med i stand til å lage elektroniske og papirkopierte interne ordre godkjenningsskjemaer, for eksempel rekvisisjoner som blir videresendt til en sentral innkjøpsavdeling og tildelt et fakturanummer som skal henvises til den faktiske ordren.Programvare av denne typen kan ofte lage ordreoppfyllingsskjemaer og distribuere kopier til autoriserte avdelinger når materialet faktisk er mottatt på stedet der de vil bli brukt.