Hva er den beste måten å organisere filer på?

Å holde papirer i orden kan hjelpe deg med å finne papirer når du trenger dem uten å måtte søke over alt.Noen mennesker tar kanskje ikke tid til å organisere filer fordi de ikke er sikre på hvor de skal begynne, men det er viktig å holde alt i orden og ryddig.Selv om det å ha organisert filer kan virke usannsynlig, spesielt hvis du for øyeblikket ser på et overfylt filskap, er det veldig mulig.

Det er de som kan være usikre på hvor lenge de skal beholde papirene sine.Så lenge papirene dine er viktige for skatteformål, er det viktig å holde på dem fra januar til skatten din er ferdige året etter.Etter fullføring av skatten din, kan regnskapsføreren din gi råd til hvor mye lenger du skal beholde papirene.Papirer angående dine skatter, medisinske poster, pensjons- og sparekontoer og boligjournaler bør føres permanent.Papirer som er relevante for dine dyre ting som smykker, biler og antikviteter, bør også holdes permanent.Kredittkortuttalelser du kanskje vil ha i syv år og bruksregninger du vanligvis kan oppbevare i omtrent ett år.

Når du vil organisere filer, kan du spare deg for mye tid og rom hvis du blir kvitt det du ikke trenger.Plasser hvert papir på en haug med andre tilsvarende papirer og hva du ikke vil, legg på en annen haug for å makulere.Etter at du har redusert størrelsen, vet du nøyaktig hvor mye rom du trenger for filene dine.

Manila -mapper er nyttige når det er på tide å organisere filer.Skriv på fanen hva hver mappe inneholder, og legg mappene i alfabetisk rekkefølge.Legg inn papirene som finnes i hver mappe i datoordre, for eksempel, legg de eldre papirene i ryggen og de nyere foran.Ikke bare er dette lettere for å finne det du trenger, men for når du trenger å rense mappene også ut.

Papirfiler er ikke de eneste filene som kan bli uorganiserte;Digitale filer kan også.For å vite hva du trenger å organisere, gå gjennom hvert område av datamaskinen din og rense ut filer som du ikke lenger trenger, enten de er bilder eller dokumenter.Hvis du fremdeles vil ha filene, kan du vurdere å overføre dem til en USB -minnetast eller på en tom CD.

For å organisere filer, bør du utpeke et bestemt sted for hver av dem.Akkurat som du ville gjort for papirfiler, kan du lage individuelle mapper på datamaskinen i henhold til spesifikke kategorier.Grupp for eksempel arbeidet ditt projiserer sammen i en mappe og bilder fra en viss familieferie i en annen og merker dem deretter.Enten du trenger dem eller bestemmer deg for at du vil slette dem i fremtiden, vet du nøyaktig hvor du kan finne dem.For å sikre at alt forblir organisert, husk å merke hver digitale fil som du lagrer og legge den inn i den tilsvarende mappen.

Å ha usystematiske filer kan føre deg til å bli frasert og frustrert, men hvis du organiserer dem en gang, kan du ikke haå gjøre dem igjen.Å holde dem organisert kontinuerlig vil forhindre at du må bruke tid på å gå gjennom den første organisasjonsprosessen på nytt.Å ta seg tid til å organisere filer kan føre til at du kan finne det du trenger når du trenger det uten en uttømmende søkeprosess.I tillegg vil å ha filene dine organisert på ett sted forhindre dem i å bli rot som strømmer over i resten av hjemmet ditt.