Hva er utgiftssyklusen?

Utgiftssyklusen er en type prosess som hjelper til med å definere hva som skjer fra det punktet at en virksomhet eller forbruker bestemmer at kjøpet av en gitt god eller tjeneste er nødvendig for det punktet at kjøpet er betalt for fullt.Antall og type trinn som er inkludert i syklusen vil variere, basert på kompleksiteten i å forske og til slutt få tillatelse til å gjøre kjøpet.Prosessen kan videre være komplisert basert på retningslinjene og prosedyrene som er involvert i å bestemme når og hvordan du kan anbygge betaling for disse kjøpene.

For mange selskaper begynner utgiftssyklusen med tildeling av tillatelse til å gjøre et bestemt kjøp.Vanligvis må partiet som ønsker å gjøre kjøpet sende inn det som er kjent som et rekvisisjonsskjema til en innkjøpsagent eller avdeling.Hvis agenten gjennomgår rekvisisjonen og finner ut at den etterspurte varen er innenfor prisene for prising og budsjettbegrensninger i selskapet, innebærer neste trinn i syklusen utstedelse av et innkjøpsordrenummer.På det tidspunktet kan parten som sendte inn den opprinnelige forespørselen kontakte den autoriserte leverandøren og legge inn bestillingen, og nøye merke til at innkjøpsordrenummeret som er tildelt av innkjøpsagenten skal inkluderes som en del av detaljene som er funnet på fakturaen for bestillingen.

Når bestillingen er lagt inn og den forespurte varen er levert, innebærer neste trinn i utgiftssyklusen regnskapsføring av mottak av varen og tildeler kostnadene til en bestemt avdeling eller divisjon innenfor selskapets struktur.Avhengig av hvilken type selskap som er involvert, kan varen plasseres i et aktivt inventar til den faktisk er utbetalt til en bestemt avdeling.For eksempel råvarer som brukes i opprettelsen av varer som selskapet tilbyr for salg kan holdes i et selskaps lager til de blir løslatt og belastet avdelingen som fungerer som den første lenken i produksjonsprosessen.

De siste trinnene iEn utgiftssyklus innebærer planlegging av betaling for kjøpte varer.I noen tilfeller er syklusen veldig kort, som i når betaling må tildelt på leveringstidspunktet.Andre ganger kan denne endelige delen av utgiftssyklusen ordne gjeldende utestående fakturaer basert på forfallsdatoer som er tildelt av leverandører, med et konto som skal betales og godkjenne hver faktura for betaling.På det tidspunktet er betalingen planlagt å finne sted på eller før den faktiske forfallsdato som er oppført på fakturaen.Avhengig av selskapets retningslinjer, kan denne betalingen være i form av en elektronisk overføring som er gjort til leverandørens konto, eller en papirkontroll som er utarbeidet og sendt til overføringsadressen levert av leverandøren.Vanligvis anses utgiftssyklusen som fullføres når betalingen er behandlet og har tømt den utstedende banken.