Hvordan blir jeg en utøvende kontoradministrator?
Det er tre primære ferdigheter som er nødvendige for å bli en utøvende kontoradministrator: prosjektkoordinering, datakunnskaper og mellommenneskelige ferdigheter. En utøvende kontoradministrator er vanligvis ansvarlig for å administrere alle korrespondanse og administrative funksjoner som kreves av en toppsjef eller leder. Dette er ikke en posisjon på inngangsnivå, men holdes vanligvis av noen med 10 til 15 års erfaring som en utøvende administrator eller kontorsjef. Det er vanligvis et visst nivå av emosjonell modenhet og konfidensialitet som kreves i denne rollen.
En rekke treningsprogrammer er vanligvis tilgjengelige fra fellesskaps- og karrierehøgskoler for å hjelpe deg med å bli en utøvende kontoradministrator. Disse programmene er ett til to år lang, og kalles ofte kontoradministrasjons- eller styringsprogrammer. Se etter et program med kurs i utøvende ledelse for å lære om hvordan du kan jobbe med mennesker i høydrevne stillinger.
Folk som er vellykkede og glade iDenne rollen er naturlig utadvendt, liker å jobbe med mennesker og liker å være midt i handlingen. Han eller hun setter stor ære i å ha innsiden, men kan holde en hemmelighet. Tillit, selvsikkerhet og holdning er nødvendig i denne rollen. Det er viktig at personen i denne rollen ikke er redd for å fortelle sannheten, ettersom mange ledere er avhengige av kontoradministratoren for å hjelpe dem med å unngå feil.
Koordineringsevner i dette miljøet refererer til evnen til å motivere andre til å fullføre en oppgave i tide. Han eller hun må kunne gi den utøvende arbeidsproduktet de trenger i tide, uavhengig av hvem som faktisk er ansvarlig. Det er mange måter å sikre at de utøvende behovene blir oppfylt, og teknikkene som brukes avhenger av situasjonen og oppgaven. For eksempel kan administratoren samarbeide med eksterne leverandører på vegne av den utøvende for å oppfylle spesifikke frister, MakiDet er sikker på at de er klar over hvem klienten er og profilen til arrangementet. Han eller hun kan også fortelle lokale ledere at en oppgave forfaller en dag før den faktisk er, slik at den definitivt vil være klar i tide.
ferdigheter på ekspertnivå med kontorproduktivitet og andre dataprogramvareverktøy er avgjørende for å bli en utøvende kontoradministrator. Han eller hun må ha det høyeste ferdighetsnivået for å oppnå effektiviteten som kreves for å fullføre oppgavene på en begrenset periode. Sørg for å få formell sertifisering i programvareproduktene som brukes i din bransje. Denne dokumentasjonen vil gi deg en fordel når du leter etter en stilling. Sørg for å holde disse ferdighetene oppdatert, da dette er viktig i denne rollen.
Når du blir en utøvende kontoradministrator, representerer du den utøvende. Mellommenneskelige ferdigheter er veldig viktige for å opprettholde denne posisjonen og effektivt utføre oppgavene. Å håndtere motstridende prioriteringer og vanskelige personligheter er ferdigheter som vilbrukes hver dag. I tillegg er det å opprettholde konfidensialitet mens du holder kontakten med sladder og nyheter som er en balansering som de fleste utøvende kontoradministratorer utfører med letthet.