Hva er nødvendige sekretærferdigheter?

Moderne sekretærer er ofte limet som holder et kontor eller organisasjon sammen ved å sørge for at ansatte og kunder er på rett sted til rett tid og har passende dokumenter og informasjon som trengs.Sekretærferdigheter spenner fra bestilling av avtaler og å sette opp møterom for å utarbeide juridiske dokumenter.Typen og størrelsen på selskapet en sekretær jobber med vil ofte diktere hvilke ferdigheter som kreves;Imidlertid er det noen grunnleggende sekretærferdigheter som alle sekretærer bør mestre, inkludert skriving, planlegging og telefonferdigheter.

Topp-ikke-kommunikasjonsevner er kritiske for sekretærer.Det er viktig for sekretærer å kunne tydelig kommunisere og dele informasjon med kunder og kolleger på en rekke måter, inkludert på telefonen, i skriftlige dokumenter og gjennom presentasjoner.Sekretærer orkestrerer ofte dagene for en sjef eller avdeling, inkludert planleggingsmøter og gir nødvendige dokumenter til de som deltar på møtene.Kreative problemløsningsevner er også kritiske, ettersom sekretærer står overfor en rekke oppgaver hver dag.

I tillegg til vanlige kontoroppgaver, bør sekretærferdigheter også omfatte hendelsesplanlegging.Det holdes ofte store møter på steder utenfor stedet, for eksempel på et konferansesenter eller hotellmøterom.I tillegg til å bestille et møteområde og gi veibeskrivelse for alle parter for å komme dit, får en sekretær ofte i oppgave å arrangere overnatting, bilutleie og flyplasstransport for deltakere.Å bestille snacks, måltider og drikke for gjester i løpet av møtet faller også ofte til en sekretær, og det samme er å sikre at rommet er satt opp riktig og tilbyr passende teknologiske tilkoblinger.

Evnen til å bruke riktig grammatikk, tegnsetting og stavemåte er kritiskfor utarbeidelse av dokumenter, presentasjoner og korrespondanse.Sekretærferdigheter bør også omfatte å kunne korrekturlese arbeidsstrek for å lage feilfrie dokumenter.Noen spesialposisjoner, for eksempel juridiske og medisinske sekretærer, må også ha en grundig forståelse av begreper som brukes i disse yrkene.Muligheten til å lage en rekke visuelle grafikk for online bruk, utdelinger og gruppepresentasjoner er en annen ferdighet som vanligvis kreves av sekretærer.

Masteringsteknologi er nødvendig for nesten alle sekretærstillinger.Sekretærferdigheter bør omfatte avanserte e -postegenskaper, inkludert å jobbe med vedlegg, flygeblad og bilder laget med en rekke programmer.Mange sekretærer opererer på farten, så å mestre de siste trådløse kommunikasjonsevnen er et must.Dokumenter og bilder må ofte redigeres og deles, så muligheten til å jobbe med en rekke dataprogrammer er viktig.