Hva gjør en kirkesekretær?

En kirkesekretær håndterer vanligvis alle administrative forhold for en kirke, fra å svare på telefoner til utforming av bulletiner, lage kopier og håndtere korrespondanse.Jobben er imidlertid ofte mye mer enn bare sjonglering av papirer og ringetelefoner.De fleste sekretærer må også fungere som et ansikt for hele organisasjonen.Grunnleggende kunnskap om kirken, dens struktur og dens tro er ofte viktig, ettersom sekretæren kan bli bedt om å svare på brede spørsmål fra et bredt spekter av mennesker.

Spesifikasjonene om hva en kirkesekretær nødvendigvis avhenger av detaljene i organisasjonen.Det meste av tiden utgjør imidlertid administrative plikter hoveddelen av jobben.Sekretæren administrerer vanligvis kirkenes frontkontor.Dette innebærer å opprettholde hovedkalenderen, planlegge avtaler og vite hvordan de skal nå alle ansatte.Han eller hun må være godt kjent med kirkens programmering og må vite hvordan de skal rette spesifikke spørsmål fra publikum.

Til en viss grad må en kirkesekretær være en generell kirkesressurs, både for menigheter og for omverdenen.På innsiden er han eller hun ansvarlig for å koble kirkemedlemmer med pastorer, administrere påmeldinger for klasser og arrangementer og publisere og distribuere kunngjøringer.Dette inkluderer ofte administrerende e-postdatabaser samt trykte løpesedler og bulletiner.

Sekretærer må også representere kirken og dens programmering for omverdenen.Nykommere med spørsmål om tjenester eller hendelser når vanligvis kirkesekretæren som et første referansepunkt når du ringer.Sekretæren må kunne høflig og ærlig svare på spørsmål om kirken og dens politikk.Å planlegge pastoral rådgivning, gi fakta om bryllup og begravelsesplanlegging, og svare på spørsmål om kirkens grunnleggende oppfatninger kommer alle innenfor kirkesekretærens stillingsbeskrivelse.

I noen kirker, spesielt de som er veldig store, kan en kirkesekretær tildeles en individuell pastor eller prest.Denne typen kirkesekretær er på mange måter som en personlig assistent.Han eller hun vil administrere pastorens personlige plan og vil motta og sende ut korrespondanse i pastorens navn.Sekretæren vil samhandle med andre medlemmer av kirkepersonalet og vil av og til ta på seg mer generelle oppgaver, som å bidra til å forberede ukentlige nyhetsbrev, men bruker mesteparten av hver dag i tjeneste for bare ett individ.Kirker med denne strukturen bruker vanligvis flere sekretærer: ofte en for hvert medlem av seniorledelsen, og en eller flere for å sitte i resepsjonen og håndtere mer generelle henvendelser.

Alle sekretærer må vanligvis samarbeide for å opprettholde konsistens, både i oppsøking og i oppgavehåndtering.Dette gjelder like mye for store kirker med flere sekretærer som for små kirker med forskjellige deltidsadministrative assistenter som jobber sammen for å dekke jobben.Kirkekontoret er en integrert del av de fleste kirkeorganisasjoner, og sekretærenes primære rolle er å sikre at kontoret er effektivt, effektivt og nyttig.