Hva gjør en konferansekoordinator?

En konferansekoordinator, også kjent som en møte- og konferanseplanlegger, gjør det som er nødvendig for å lette organiseringen av og ordninger for møter, konferanser og andre spesielle arrangementer.De er vanligvis ansvarlige for å kommunisere med alle typer virksomheter og målgrupper som trenger noen til å organisere et arrangement.Å planlegge, koordinere og til og med lede detaljene om konferanser eller annen type spesiell hendelse er en kritisk del av denne jobben.Budsjetter, leverandørkontrakter og reisearrangementer kan også være jobben som en konferansekoordinator.Arbeidstiden for de i denne stillingen kjører vanligvis over 40 timer i uken, og kan til og med kreve å jobbe sent på kvelden eller helgetiden.

Konferansekoordinatorer kan kontakte sponsororganisasjoner og matche dem til det beste, mest mottakelige publikummet.Koordinatorer må ha en grunnleggende forståelse av selskapene eller organisasjonene som sponser konferansene.En del av en konferansekoordinatorer suksess henger sammen med hans eller hennes evne til å forstå inntrykk av at et selskap ønsker å kommunisere og levere det til de som best vil motta det.For eksempel kan en konferansekoordinator kontakte en kreftforskningsgruppe som ønsker å utpeke sine siste funn med flere kreftoverlevende grupper i en spesifikk region i landet.Å bringe disse to gruppene sammen er en av de viktigste oppgavene til en konferansekoordinator.

På grunn av forberedelsene som er nødvendig for en hendelse, arbeider konferansekoordinatorer typisk under ekstremt press og begrensede tidsbegrensninger.Dette krever mye tålmodighet og evnen til å opprettholde ro og profesjonell tilstedeværelse mens du fortsetter å jobbe under vanskelige forhold.En konferansekoordinator må raskt etablere et arbeidsforhold med et stort antall lokale leverandører og tjenesteleverandører for å kunne planlegge og gjennomføre alle oppgaver som er nødvendige for å produsere et gunstig resultat for enhver konferanse.

Eksepsjonelle organisatoriske ferdigheter er nødvendige for en konferanse for en konferansekoordinator for å fungere vellykket.En konferansekoordinator er ansvarlig for de logistiske og administrative ordningene tilknyttet en hendelse, slik at han eller hun kan kommunisere med mange forskjellige typer mennesker, inkludert høyt plasserte ledere, forskjellige tjenesteleverandører, leverandører, teknikere og deltakere i konferansene.Muligheten til å gjøre avtaler og forhandle om kontrakter for tjenester mens du jobber innenfor et forhåndsbestemt budsjett er en stor del av denne jobben.

Konferansekoordinatorer bruker en god del av tiden sin på telefonen, og trener detaljer for konferansene de planlegger.Når de ikke er på kontoret, jobber de vanligvis på stedet på et hotell-, konferansesenter eller et annet konferansested.Avhengig av typen og størrelsen på selskapene de jobber, kan koordinatorer reise mye.

Det kreves minimal reise for lokale organisasjoner eller arrangementer, men å jobbe med et større selskap med internasjonale kontorer kan kreve reise utenlands.Arbeidstiden er vanligvis uregelmessig og kan gå utover den typiske 40-timers arbeidsuka.Etter timer kan plikter og helgearbeid være typisk, spesielt under konferansene selv.