Hva gjør en dokumentkontrollspesialist?

En dokumentkontrollspesialist bruker vanligvis mye av sin tid på å finjustere litteraturen, manualene og instruksjonsmaterialet som følger med meget tekniske produkter.De fleste dokumentkontrollspesialister jobber i bransjer som ingeniørfag eller farmasøytisk produksjon, der arbeidet er sammensatt og enkelt språk er en sjeldenhet.Tydelige instruksjoner og informasjon om produktbruk er imidlertid avgjørende, og det er her dokumentkontrollspesialisten kommer inn. Denne profesjonelle fungerer i hovedsak som kvalitetskontroll for litteratur og tekster som blir utgitt for publikum.Jobben innebærer for det meste bekreftelse, datainngang og konsistens sjekker på høyt nivå.

I de fleste sammenhenger jobber en dokumentkontrollspesialist som medlem av et teknisk skriveteam.Teknisk skriving søker i utgangspunktet å fange essensen av en prosedyre eller et produkt, og ramme den deretter på språk som er lettere forstått av forbrukere.Dette innebærer mer enn bare å beskrive og oversette.En teknisk dokumentkontrollspesialist må være ekstremt nøyaktig og må sørge for at konsistent språk og koding brukes gjennom materialene.Informasjon som er publisert eller distribuert som ikke lett kan forstås, kan føre til skade eller misbruk av produktet, som begge kan ha negative konsekvenser for produsenten.

De fleste av det dokumentkontrollspesialistene jobber med er bruksanvisninger og teknisk dokumentasjon som følger med elektroniske og teknologiske produkter.Når forfatterteamet er ferdig med å sammenstille denne informasjonen, gjennomgår dokumentkontrollspesialisten den og ser etter klarhet og nøyaktighet.Dette innebærer ofte bruk av et spesielt bransjespesifikt leksikon av svært tekniske termer.Disse begrepene må defineres og brukes konsekvent gjennom materialene.Når spesialister finner feil eller oppdager steder der mer avklaring er nødvendig, vil de vanligvis sende de aktuelle dokumentene tilbake til forfatterteamet.

Effektivitet i dokumentkontrollspesialistjobber krever generelt en stor oppmerksomhet på detaljer og en egnethet til komplekst materiale.Spesialister trenger vanligvis ikke å ha mye fagkompetanse.Det meste av tiden har dokumentspesialister lov til å lære inn og ut i bransjen på jobben.Det finnes unntak for prosjekter i Military and National Defense Arena, fordi disse spesialistene vanligvis må ha førstehånds kunnskap om delene som blir bygget og beskrevet.I de fleste andre sammenhenger er imidlertid en bachelorgrad, opplever skriving og redigering og sterke organisatoriske ferdigheter de eneste kravene.

Utenfor ingeniørfag og vitenskap blir begrepet "dokumentkontrollspesialist" noen ganger, om enn sjelden, brukt på ansatte på inngangsnivå som ofte er lite mer enn postpersoner.Disse ansatte håndterer tilstrømningen av dokumenter, prosessnotater og sortering og utgående post.Denne typen profesjonelle og de som jobber i toppnivået for produksjon har lite til felles bortsett fra stillingstittel.