Hva gjør et advokatfirma resepsjonist?

I et juridisk kontor samhandler et advokatfirma resepsjonist med kunder, utkast til korrespondanse, tar seg av saksfiler og regninger de som har brukt firmaets tjenester.Som ansiktet til advokatkontoret forventes resepsjonisten å utføre andre oppgaver som å holde arbeidsområdet hennes rent for å representere firmaet positivt.Hvis resepsjonisten også har paralegal -sertifisering, kan hun gi mer direkte støtte til medlemmene av kontoret.

Et advokatfirma resepsjonist er typisk den første personen som en klient møter når du kommer inn, ringer eller e -post til advokatkontoret.Deretter må resepsjonisten svare på eller rute samtaler eller annen korrespondanse, hilse på klienten og gi så mye informasjon som mulig.Hun kan også henvise klientene til forfriskninger i lobbyen, eskortere klienten til advokatkontoret, eller fortelle klienten hvor lenge ventetiden vil være å se advokaten hvis klienten ikke har en avtale.Utmerkede sosiale og muntlige kommunikasjonsevner er et must for disse oppgavene.

En annen oppgave et advokatfirma resepsjonist vanligvis fullfører er utarbeidende korrespondanse.Noe av korrespondansen er ganske enkel, for eksempel å svare på en e -post angående tilgjengeligheten eller gebyrene til advokaten (e).Annen korrespondanse er mye mer sammensatt, for eksempel brev til andre advokater eller domstoler.For denne korrespondansen må resepsjonisten ha en tilstrekkelig forståelse av juridisk terminologi og forskrifter.

I noen advokatfirmaer er det også advokatfirmaets resepsjonist å opprette, vedlikeholde og hente saksfiler for advokaten (e).Ofte gjøres dette elektronisk via databaser for å øke effektiviteten og spare plass på kontoret, så juridiske resepsjonister må være komfortable med å bruke datamaskiner og relatert teknologi.Hvis en advokat trenger spesifikke dokumenter som er skrevet ut og samlet for referanse og bruk utenfor kontoret, håndterer også resepsjonisten disse behovene.Hun skal kunne gjøre dette raskt, for eksempel om advokaten trenger å skynde seg til en høring av beredskapsretten.Mye av informasjonen i klientfiler er konfidensiell, så et advokatfirma -resepsjonist må kunne holde filene sikre via programmer eller andre mekanismer som skuff, skap eller trygge låser.

Noen advokater forventer også at et advokatfirma resepsjonist vil håndtere å håndtereAspekter ved fakturering.Dette inkluderer å tilby kvitteringer og fakturaer, varsle klienter om utestående kostnader, informere kunder om betalingsmetodene som er akseptert og sette opp og overvåke firmabanken eller andre kontoer.Hvis resepsjonisten oppdager en faktureringsfeil, må hun ta skritt for å rette opp feilen som å utstede en refusjonskontroll eller tilby klienten en kreditt.

I likhet med andre resepsjonister forventes det at et advokatfirma resepsjonist vil fullføre andre oppgaver som tildelt.For generelle oppgaver kan dette bety alt fra å ta en kopp kaffe for en viktig klient eller sette opp noen dekorasjoner på kontoret på høytider.I noen tilfeller dobler advokatfirmaet som paralegals, men i hvilket tilfelle de gir mer direkte støtte til advokaten, følger ofte advokaten til retten og utfører primærsak.