Hva gjør en lederassistent?

En lederassistent, også kjent som en utøvende sekretær, gir hjelp til en eller flere ledere på seniornivå.Denne personen kan støtte presidenten, administrerende direktør, visepresident eller avdelingsleder i en organisasjon.Plikter kan være relatert til administrative funksjoner som er spesifikke for den utøvende og organisasjonens behov.Arbeidsansvar for en styringsassistent går vanligvis utover generelle geistlige funksjoner for å involvere komplekse oppgaver som analytisk forskning og rapportering.En lederassistent kan også føre tilsyn med andre geistlige ansatte ved organisasjonen.

En person ansatt som lederassistent er ansvarlig for å håndtere de administrative funksjonene for enten en eller flere toppledere.Det administrative ansvaret som den utøvende er ansvarlig for i organisasjonen, er vanligvis tildelt denne personen.Mye av denne administrative støtten inkluderer å utarbeide memoer, e -post og annen korrespondanse på utøvende vegne.Denne personen opprettholder et arkiveringssystem, svarer på telefonsamtaler og ruter meldinger.Ytterligere plikter kan innebære sortering av post og fakser.

Å utføre ansvar effektivt kan kreve å ha gode organisatoriske ferdigheter og evnen til å multioppgave.Eksekutivsekretæren kan være ansvarlig for å organisere møter og konferanser.Dette kan også kreve å koordinere flere tidsplaner og håndtere alle detaljene som gjelder møtet.Generelt er det å forberede agendaen og bestille måltider eller forfriskninger også en del av denne personens ansvar.

Når den utøvende må reise for virksomhet, er lederassistenten vanligvis ansvarlig for å sikre flyselskap, bilutleie og hotellarrangementer etter behov.Ledelsesassistenter vil ofte opprettholde utøvende kalender og holde ledelsen oppmerksom på daglige og kommende avtaler, møter og selskapsrelaterte reiser.Han vil vanligvis utarbeide presentasjonsmateriell for sjefen sin som er tilknyttet møtene.

Mye av de administrative oppgavene som er tildelt lederassistenten avhenger av hva den utøvende er villig til å delegere.Dette kan føre til mer komplekse oppgaver utover de grunnleggende geistlige pliktene som vanligvis kreves for noen som hjelper en annen person.Et eksempel på disse komplekse oppgavene er å utarbeide og distribuere rapporter.

Kunnskap om dataprogrammer med mellomliggende eller avanserte ferdigheter er vanligvis viktig for å utføre oppgaver med minimum tilsyn.Ledelsesassistenten kan også administrere spesielle prosjekter relatert til hele organisasjonen og vedlikeholde databaser.Avhengig av selskapets størrelse, kan HR -generalistplikter også være en del av hans daglige ansvar.

Et annet ansvar for noen ledelsesassistenter kan også innebære å føre tilsyn med geistlige ansatte i organisasjonen.Dette krever å ha lederegenskaper og ledelsesferdigheter.Det er mulig at lederassistenten må planlegge, tildele og overvåke arbeidsflyten til det geistlige personalet innen avdelingen.Sammen med tilsyn er assistenten typisk til personen for den daglige kontoroperasjonen angående kontorutstyr eller vedlikeholdsproblemer.