Hva gjør en personellassistent?

En personellassistent, også ofte referert til som en menneskelig ressursassistent, jobber først og fremst med en organisasjons ansattes filer og poster.Ofte rapporterer han eller hun til en personaldirektør eller menneskelige ressursdirektør.Typiske ansvarsområder kan omfatte å jobbe med organisasjonens nåværende ansatte, samt rekruttere, ansette og trene nye ansatte.Ytterligere stillingsoppgaver avhenger normalt av størrelsen på selskapet og dets ansatte.Noen eksempler kan omfatte å utføre generelle administrative oppgaver og formidle ansattes konflikter.Det forventes at personellassistenter generelt har en rekke faglige ferdigheter.

Et av de viktigste ansvarene til en personellassistent er journalføring.Han eller hun opprettholder vanligvis personellfilen til hver ansatt.Disse inneholder vanligvis informasjon som personlig kontaktdata, tids- og oppmøterapporter og resultatevalueringer.Lønnsinformasjon, inkludert forskuddstrekk, er normalt også inkludert i en personalfil.Personalassistenten opprettholder også informasjon om ansatte fordeler, som detaljer om helseforsikringsplan.

Bortsett fra deres viktigste plikt til å opprettholde menneskelige ressursregister, kan personellassistenter også ha andre bredt administrative ansvar.For eksempel kan en av oppgavene deres være å holde seg oppdatert om arbeidslover, og å adressere ansattes klager etter behov.De kan også være den viktigste kontaktpersonen i organisasjonen, og fungerer som administrativ assistent samt en arbeidsforholdssjef.Mange personellassistenter utfører også forskning og sammenstiller data for å produsere rapporter om forskjellige emner.

Under ansettelsesprosessen kan personellassistenten også annonsere åpne stillinger, samle inn og gjennomgå applikasjoner, gjennomføre jobbintervjuer og sjekke referanser.Han eller hun kan være ansvarlig for selve ansettelsen av kvalifiserte kandidater.Når de ansatte er ansatt, kan han eller hun også legge til rette for nye ansattes orienteringsprogrammer og hjelpe dem med å melde seg inn i fordeler. Et videregående vitnemål eller tilsvarende er vanligvis nødvendig for å bli personellassistent.Mange har også en tilknyttet grad eller yrkesskoletrening i ledelse eller menneskelige ressurser.Opplevelse på jobben anses vanligvis som en verdifull eiendel også.Ønskelige faglige kvalifikasjoner kan omfatte utmerkede organisatoriske ferdigheter og muligheten til å opprettholde konfidensiell informasjon.Noen stillinger kan kreve en viss grad av teknisk ekspertise på områder som regnskap eller bruk av spesifikke dataprogrammer.I tillegg innebærer en karriere innen menneskelige ressurser typisk å ha gode mellommenneskelige kommunikasjonsevner.