Hva gjør en privat sekretær?

En privat sekretær rapporterer ofte til en bedriftsleder eller eier av småbedrifter.Denne spesielle assistenten kan utføre rutinemessige oppgaver som å svare på telefonsamtaler, åpne posten og sette avtaler.Jobben kan også innebære å delta på møter, ta notater og skrive opp protokollen fra disse øktene.Når en leder er pålagt å reise, kan sekretæren være ansvarlig for å gjøre flyselskaper og hotellreservasjoner eller få godkjent midler til utgifter.

Hovedformålet med en privat sekretær er ofte å håndtere verdslige oppgaver som ellers vil ta opp mye aven ledere tid.Denne arbeideren brukes også til å forhindre at manageren overdreven avbrudd, både personlig og på telefon.Av denne grunn skjermer en sekretær ofte telefonsamtaler og besøkende, og tar meldinger for sjefen i stedet for å la enkeltpersoner snakke med den personen direkte.

En privat sekretær kan også se skrevet korrespondanse.Dette kan innebære å hente posten og åpne den.Brev som må håndteres av sjefen personlig kan deretter sendes videre.I noen tilfeller kan sekretæren ha tilgang til bedriftens e-postkontoer og skjerm de også.

Når en leder holder et møte, vil en privat sekretær noen ganger delta.Dette er slik at sekretæren kan ta notater av møtet og skrive ned spørsmål som stilles.Dette betyr noen ganger å ta vare på reisearrangementer for veilederen.Assistenten kan også planlegge avtaler for en leder for å drive virksomhet knyttet til denne reisen, for eksempel å hente en leiebil eller slippe av renseri.

I mange organisasjoner har denne spesielle assistenten mye å gjøre med et avdelingsbudsjett.Den private sekretæren kan være ansvarlig for å sende inn forslag til nye prosjekter og få estimater for arbeidskraft eller materialer.I noen tilfeller kan denne arbeidstakeren ha ansvaret for et små kontantfond eller handle kontorrekvisita.

Mengden utdanning som trengs for å bli en privat sekretær varierer fra en organisasjon til den neste, men involverer generelt et videregående vitnemål på videregående skole.College -kurs i Business Administration kan også være nyttig.En hyggelig personlighet og evne til å jobbe godt under press forventes, da denne sekretæren kan bli pålagt å utføre en rekke forskjellige oppgaver gjennom hele arbeidsdagen.