Hva gjør en underleverandøradministrator?

Faller under en bredere kategorisering av innkjøpsagenter, fører en underleverandøradministrator tilsyn med og administrerer en organisasjons kontrakter og tilhørende underleveranser.Med små organisasjoner kan dette omfatte alle kontrakter, mens i større organisasjoner kan dette innebære en portefølje av tildelt kontrakter.Primært ansvar vil omfatte løpende gjennomgang av kontraktsmessig fremgang, i tillegg til styring av både økonomiske og tekniske aspekter av kontraktene.Andre ansvarsområder vil innebære forhandlinger med både underleverandører og sluttkunder for kontraktsoppgjør samt utarbeide eventuelle pålegg om endringer i innledende kontrakter eller utarbeide endringer.Ved å anvende en fast kunnskap om anskaffelser og juridiske prosedyrer, retningslinjer og regulering, tar underleverandøradministratoren som mål å opprettholde kvalitet og forbedre lønnsomheten til slike kontrakter.

Plikter som er utført med regelmessighet vil fokusere på å etablere og implementere kontraktgjennomganger på en jevn basis for å måle fremdriften i kontrakter.Under denne prosessen vil en underleverandøradministrator ofte løse konflikter, formidle tvister, finne løsninger på problemer og ta beslutninger om kontraktsmessig fremgang eller mangel på dem.Sentralt i gjennomgangsprosessen er å sikre at underleverandører utfører de opprinnelige vilkårene og spesifikasjonene i kontrakten som forhandlet med sluttkontrollen.Etter gjennomføring av anmeldelser vil underleverandøradministratoren utarbeide skriftlige rapporter som beskriver den overordnede fremdriften for kontraktsoppfyllelse og kort ledelsesledelse angående disse anmeldelsene og eventuelle tilknyttede tiltak som er tatt.

Bortsett fra å oppfylle de nevnte pliktene, vil underleverandøradministratoren også forhandle om sluttoppgjør av kontrakten samt tilhørende priser på alle ressurser og forsyninger som trengs for å oppfylle kontrakten.I tillegg vil han eller hun også forhandle om opprinnelige kontraktsvilkår og etablere arbeidspolitikk og prosedyrer.En del av denne prosessen vil omfatte gjennomgang, analyse og evaluering av forslag fra underleverandører.Når det gjelder vedlikehold av både kontrakter og underleveranser, vil han eller hun også føre tilsyn med produksjon og formidling av informasjon for å sikre gjensidig forståelse av alle kontraktsvilkår og betingelser.

Å utføre disse pliktene effektivt vil ofte kreve analyse av relaterte markedsdata og økonomiske data, samt å granske andre informasjonskilder for å sikre best mulig prising, kontraktsbetingelser og servicenivå.Underleverandøradministratorer vil også utarbeide og vedlikeholde databaser for å spore viktige data relatert til kontraktsoppfyllelse.Sporing av slike data kan omfatte tilbudspriser, produktytelse, ytelse for underleverandør, varelager tilgjengelig og alle utgifter forbundet med kontraktsoppfyllelse.Tatt i betraktning det høye ansvarsnivået og oppmerksomheten detaljene, krever jobben vanligvis kandidater med en bachelorgrad og flere års relatert erfaring, i tillegg til å fullføre en læretid før de jobber selvstendig.