Hva gjør en forsyningskontor?

Forsyningskontorer er enkeltpersoner som er siktet for ansvaret for å forvalte forsyningsområdene til selskaper på en måte som sikrer at alle viktige forsyninger som er nødvendige for fortsatt drift av virksomheten er tilgjengelige i tilstrekkelige mengder.Vanligvis vil forsyningskontoret fungere i takt med avdelingsveiledere og innkjøpsagenter for å bestemme mengden av forskjellige elementer som skal holdes på hånden og for å utvikle kriterier for ombestilling basert på bruksmønstre som et middel til å holde forsyningsbeholdningen innenfor rimelige grenser.For å oppnå dette, vil en forsyningskontorist administrere prosessene som brukes til å utbetale gjenstander fra forsyningsromsbeholdningen, gjennomføre periodiske varelageravstemminger for å sikre nøyaktigheten av forsyningsromsregister, og sette i gang rekvisisjoner for å kjøpe agenter som er i tildelt en innkjøpsordreAntall og plassert hos leverandører for oppfyllelse av ordre.

En av hovedoppgavene til en forsyningskontor er å føre nøyaktige poster av både typen og mengden av gjenstander som er plassert i forsyningsrommet.I flere tiår ble dette ofte administrert med en slags manuelt arkiveringssystem som gjorde det mulig å raskt legge ut kvitteringer av nylig mottatte varer, samtidig som du legger ut utbetalinger av varer til forskjellige avdelinger.Som en del av prosessen ville autoriserte personer fra disse avdelingene fylle ut en enkel forespørsel om visse deler eller andre gjenstander, og la merke til avdelingen som vil motta disse varene.Forsyningskontoret vil bruke forespørselen til å trekke varen og mengden fra varelageret og levere disse varene til den avdelingsrepresentanten.På det tidspunktet vil forespørselsskjemaet bli oppdatert med datoen og klokkeslettet for utbetalingen, signert av avdelingens representant, og deretter brukt av forsyningskontoret for å trekke den mengden og typen gode fra inventarpostene.

En forsyningskontor vil også benytte seg av kopier av regninger for lading og pakkelister for å motta inngående varer og legge dem til i varelageret.Vanligvis vil varene bli inspisert før aksept og deretter signert for og tildelt et bestemt sted i forsyningsrommet for lagring.Tildelingen av spesifikke lokasjoner gjorde det lettere å hente varene når og etter behov av forskjellige avdelinger, og minimerte også sjansene for feil i enhetstelling.

I dag tillater teknologi at forsyningskontoret raskt kan legge inn oppdateringer til forsyningsbeholdningen via en database.Databasen kan programmeres for å identifisere ethvert element som er i nærheten av minimumsenhetene for å holde på hånden, og gi kontorist muligheten til å raskt forberede og sende inn rekvisisjoner for ombestilling.Bruk av en forsyningsdatabase hjelper også til i en pågående oppgave som er felles for mange forsyningssystemer, kjent som en syklusantall.I hovedsak er en syklusantall et periodisk fysisk antall av alle elementer i varelageret, og brukes til å forene eventuelle avvik som kan eksistere mellom forsyningsregistrene og det faktiske antall enheter for hvert element som finnes i varelageret.Denne oppgaven gjør det mulig å tillate eventuelle forskjeller som kan oppstå på grunn av feil i telling eller deler og annet utstyr som kan erklæres foreldet, og hjelper til med å sørge for at viktige forsyninger alltid er tilgjengelige når det er nødvendig.