Hva gjør en teknisk kontorist?

En teknisk kontorist forventes ofte å utføre typiske geistlige plikter, men det legges ofte vekt på kunnskap om tekniske oppgaver innen ingeniørfeltet og mdash;en bakgrunn som ikke alle sekretær har.Et eksempel på en hyppig plikt i denne stillingen er å arkivere papirer, som ofte inkluderer varsler om endringer i driften og lister over ingeniørprosjektkrav.Kunnskap om elektronisk arkivering er også viktig, og det er grunnen til at tekniske funksjonærer forventes å være dyktige med programvare og databaser.Selv om funksjonærer av denne typen kanskje må utføre mer rutinemessige geistlige plikter, for eksempel å sende e -post og svare på kontortelefonen, håndterer de også mer komplekse oppgaver, for eksempel å sikre nøyaktigheten av tekniske manualer, samle inn data i rapportskjema og gjøre beregninger for å sikre at detProsjektressurser styres til sitt maksimale potensial.

Den typiske tekniske kontorist er ansvarlig for innlevering og sammenstilling av en rekke dokumenter.De fleste tekniske funksjonærer forventes å kunne lage og vedlikeholde et arkiveringssystem for å holde papirarbeid organisert.Noen av de viktigste dokumentene har en tendens til å bekymre personell, fordi personen i denne stillingen må arkivere de første ansattes papirer, opplæringsregister og eventuelle notater angående ansattes disiplinære tiltak i ingeniøravdelingen.I tillegg innebærer de fleste tekniske kontoristjobber å organisere papirene som viser kravene til prosjekter og eventuelle endringer i driften, og sikrer at reglene blir fulgt og frister blir oppfylt.Disse dokumentene må vanligvis oppdateres og lett tilgjengelige, slik at de ansvarlige får tilgangflink til å bruke teknologi for å holde dokumenter organisert.Denne typen ansatte skal vanligvis kunne bestemme hvilken programvare som vil være nyttig for å holde filer organisert.Relaterte oppgaver inkluderer ofte installasjon og feilsøking av programvaren når det er nødvendig, samt opprette og oppdatere databaser.I tillegg kan denne ansatte forventes å hjelpe kolleger med andre tekniske oppgaver som involverer datamaskinen, og det er grunnen til at søkerne vanligvis blir anbefalt å sikre at de har avansert teknisk kunnskap før de søker.

I likhet med andre typer funksjonærer, en teknisk kontoristmå vanligvis fullføre noen geistlige oppgaver gjennom dagen.Dette betyr at funksjonærer av denne typen kan forvente å svare på telefonen og enten hjelpe den som ringer eller vite hvordan du retter den som ringer til noen som kan være til hjelp.De kan også hilse på folk som besøker ingeniørkontoret, så tekniske funksjonærer bør være komfortable med å snakke med nye mennesker daglig.I tillegg kan geistlige oppgaver omfatte faksing, e -post og korrekturlesing av tekniske dokumenter før de blir sendt ut.I noen tilfeller hjelper tekniske funksjonærer til og med med å lage og redigere tekniske manualer for å sikre at informasjonen er nøyaktig, og det er grunnen til at søkerne vanligvis oppfordres til å ha bakgrunn innen sivilingeniør eller konstruksjon og mdash;Spesielt flere års erfaring med et ingeniør- eller byggefirma.