Hva gjør en administrativ offiser?

Den primære jobben til enhver administrativ offiser er å administrere papirene og personelloppgavene som trengs for å sørge for at den daglige virksomheten går jevnt.Disse slags fagfolk er vanligvis noe høyt rangert og har vanligvis lederansvar i tillegg til skrivebordsarbeidet sitt.De fleste selskaper og offentlige enheter ansetter denne typen mennesker for å sikre at interne operasjoner og forretningsfunksjoner skjer slik de skal.I nesten alle sammenhenger involverer jobben fire hovedfunksjoner: kommunikasjon, koordinering, daglige administrative oppgaver og langsiktig planlegging.

Roll i selskaper

Mange av de mest kjente administrative offiserene jobber i selskaper.I store bedrifter er det ofte en hel divisjon dedikert til administrative saker, og offiseren fungerer som hodet.Mindre organisasjoner ansetter vanligvis denne typen profesjonelle for å jobbe sammen med andre ledere på en mye mer praktisk måte.I begge tilfeller sentrerer jobben på ledelsen.Administrative offiser har ansvaret for å føre tilsyn med prosesser og personell for å sikre at selskapet er i stand til å oppfylle visse definerte mål.Dette kan innebære alt fra å tilordne prosjekter til å skrive rapporter og analysere utgangsnumre.Mye av arbeidet er "internt", noe som betyr at det er basert på papirrapportering og arkivering.

Regjeringsstillinger

De fleste regjeringer trenger også administrative offiserer, selv om disse fagfolkens verden har en tendens til å være noe annerledes.I stedet for å hjelpe et selskap med å oppfylle sine egne mål, er denne personens jobb å bidra til å formidle til publikum hvor valgte eller utnevnte ledere gjør.Han eller hun kan også samarbeide direkte med disse lederne for å sørge for at de holder seg på sporet.Jobben er fremdeles veldig papirsentrisk og innebærer mye rapportskriving og antall knusing.Hovedforskjellen er det tiltenkte publikum og det overordnede målet.

Kommunikasjon

Administrative offiserer i både selskaper og regjeringskontorer må vanligvis fokusere mye på kommunikasjon.Disse fagfolkene er vanligvis koblet til både toppledelses- og frontlinjeansatte, og til en viss grad har ansvaret for å bringe meldinger frem og tilbake mellom disse to gruppene.All kommunikasjon må vanligvis være tydelig, kortfattet og ha en profesjonell tone.Evnen til å bestemme hvilken informasjon du skal dele og den beste metoden å kommunisere vanligvis er veldig viktig.

Koordinering av teamaktiviteter

De fleste administrative offiserer vil også fokusere mye av oppmerksomheten på å bringe forskjellige grupper mennesker sammen, enten for å produsereSpesifikke rapporter eller for å få viss informasjon om hvordan det går.Typene aktiviteter og team som må koordineres avhenger av industrien, forretningsfunksjonen og den generelle forretningspraksisen.For eksempel, i et serviceselskap, kan det hende at offiserer trenger å koordinere teknikerplasser, jobbsider og produktleveranser.I en medisinsk praksis kan jobben dreie seg om å effektivisere informasjonsflyten mellom pasienter, salgsrepresentanter, konsulenter og medisinske fagpersoner som utgjør kjernen i praksisen.

Daglige administrative oppgaver

Nesten alle organisasjoner har også mange mindre oppgaver som kan virke dagligdagse, men som må fullføres for at virksomheten skal drive som vanlig.Mye av dette er papirarbeid relatert, og det meste faller inn under den administrative offiserens viktigste stillingsbeskrivelse.Dette inkluderer å betale regninger, utstede fakturaer til kunder, behandle mottatt betalinger og lage lønn for personalet.Overføringer til myndigheter og andre byråer må også sendes ut med riktig støttedokumentasjon.

I små selskaper eller byråer er administrasjonsansvarlig ofte ansvarlig for disse oppgavene ham selv.Høyere drevne ledere gjør ikke ofte disse slags oppgaver personlig, og foretrekker i stedet fremfor DElegat dem til mer juniorstab mdash;Men de er vanligvis ansvarlige for å sørge for at de er ferdige og i tide.Når et selskap har et faktureringsproblem eller faller etter store betalinger, er administrasjonssjefen ofte en av de første som skyldes.

Planleggingsrolle

Administrasjonsansvarlig arbeid setter ham eller henne i sentrum for all forretningsaktiviteter, noe som gir et interessant perspektiv på hvordan mange forskjellige ting løper og opererer.Bedrifter og myndigheter kan se etter måter å utnytte denne typen "se all" tilnærming når det gjelder organisasjonsplanlegging.Dette kan være så enkelt som å sette ut rimelige mål for et kommende kvartal eller bidra til å strategisere en tilnærming for en kampanje.En administrativ offiser kan bli siktet for å finne et større rom for organisasjonen, planlegge flyttingen og utforme arbeidsområdet, for eksempel, eller kan få i oppgave å finne ut hva innbyggerne trenger når det gjelder noe spesifikt som skattelette, og deretter lete etterforskjellige løsninger og mulige rettelser.

Få jobben

Det er ingen enkelt liste over hva som trengs for å bli administrativ offiser, delvis på grunn av hvor mange forskjellige muligheter det er.Krav til ledelse i et stort selskap er virkelig forskjellige fra de i et lite non-profit eller lokalt myndighetskontor.De fleste kandidater har fullført et opplæringsprogram etter videregående innen forretningsadministrasjon eller ledelse, noe som demonstrerer deres kunnskapsrike når det gjelder intern drift og personellkoordinering.Utover grunnutdanning blir imidlertid mye overlatt til det enkelte selskap.

Mange arbeidsgivere er mer interessert i relatert arbeidserfaring enn akademisk legitimasjon.Erfaring med å løse problemer, håndtere konflikt og bruke datasystemer er veldig viktig.Evnen til å håndtere press, arbeide under tidsbegrensninger og håndtere motstridende prioriteringer kan også være veldig nyttig.I de fleste tilfeller er en nøye gjennomgang av en bestemt stillingsbeskrivelse den beste måten for kandidater å finne ut hva en spesifikk mulighet faktisk kommer til å kreve.

Å unngå forvirring med kontoradministratorer

Jobbtittelen "administrativ offiser" kan noen ganger være lett å forveksle med den lignende klingende "kontoradministratoren" og administrasjonskontorassistentjobber, selv om de to vanligvis er ganske forskjellige.En kontoradministrator eller kontorassistent er i utgangspunktet en sekretær eller støttepersonell som spiller en veldig juniorrolle i innlevering, svarer på telefoner og annet administrativt arbeid på lavt nivå.Offiserer er oftere ledere som har mye opplæring og kompetanse og fungerer mer som ledere enn støttespillere.Begge slags jobber involverer styring av forskjellige papirbaserte oppgaver, bare på veldig forskjellige nivåer.