Hva gjør en trainee i Event Management?

En trainee i Event Management jobber under veiledning av en begivenhetsleder for å sikre alle aspekter av en planlagt begivenhet som kjøres jevnt.Event Management er et begrep som brukes for å beskrive handlingen med planlegging og utførelse av arrangementer, og mange skoler tilbyr grader i hotell- og gjestfrihetsledelse for å trene arrangementsledere.Event Management Trainee samarbeider med Event Manager for å koordinere temaet, budsjettet, mat, sted, musikk, pressemeldinger, sikkerhet og mange andre logistikkaspekter som kreves når du er vertskapLedere jobber med en klient.Å forstå nøyaktig hva klienten ønsker hjelper Event Manager og Event Manager Trainee å vite hvor han skal begynne.Trainee -stillinger innebærer ofte å undersøke historien bak temaet for å oppnå historisk nøyaktighet.For eksempel bør en

borte med vinden

kostymefest inkludere antebellumkjoler og muligens til og med mat og musikk fra perioden.Event Manager -trainee forsker på de normale elementene fra den tidsperioden og gir arrangementssjefen de nødvendige detaljene for å utvikle en plan. Budsjettering er et annet viktig aspekt i planlegging av arrangementer.Når temaet er opprettet, vil arrangementssjefen diskutere budsjettgrenser med klienten for å bestemme hvilket utgiftsbeløp som er tilgjengelig.Trainee er da ansvarlig for å be om tilbud fra de forskjellige leverandørene, konsolidere informasjonen og gi arrangementssjefen en rapport til gjennomgang.Avhengig av den endelige rapporten, kan det være nødvendig med forhandlinger for å sikre at kundens behov blir oppfylt.Trainee kan sitte på forhandlinger mellom arrangementssjefen og enten leverandørene eller klienten for å lære hvordan kunsten å forhandle utføres.

En trainee i Event Management blir noen ganger ansett.Når hendelsesdagen nærmer seg, er mange små aktiviteter som å ringe for å bekrefte leveranser eller verifisere R.S.V.P.Liste faller til trainee.Daglige tilbakemeldingsøkter er vanlige der arrangementssjefen og trainee kjører gjennom en sjekkliste for å sikre at alle aspekter blir håndtert rettidig.

På dagen for selve arrangementet får Event Management Trainee typisk i oppgave å koordinere bak scenene med de forskjellige leverandørene.Mundane ting som å planlegge parkering og lossesoner for leverandørene, samt bekrefte at de riktige varene som ble bestilt ble levert høst til trainee.Når arrangementet har startet, kan begivenhetslederen være en del av festlighetene, og trainee vil kontinuerlig overvåke leverandørene for å sikre at ting går jevnt.

Når arrangementet er avsluttet, vil manageren og trainee i Event Management samarbeide med leverandørene for å sikre at arenaen blir igjen i perfekt tilstand og at alt materiale fjernes.I dagene etter arrangementet vil trainee jobbe for å returnere alle leide eller lånte varer og utarbeide en rapport om de endelige utgiftene.Lederen og trainee diskuterer eventuelle problemer som resulterte og bestemmer hvordan de skal håndtere fremover.Når de endelige utgiftene er betalt, innleverer trainee hendelsesrapporten og går videre til neste arrangement.