Hva gjør en utøvende assistent?

En utøvende assistent bruker sin karriere til å hjelpe en bedriftsoffiser, vanligvis ved å gi en kombinasjon av profesjonell rådgivning og administrativ støtte.Mens ansvaret knyttet til arbeidet varierer avhengig av kulturen som råder i et gitt selskap, er det noen få grunnleggende oppgaver som alle assistenter utfører.De fleste av disse er relatert til sekretærarbeid, planlegging og kontakteradministrasjon.Mange ledere behandler assistentene sine som deres go-to-mennesker for ideer, anbefalinger og konfidensiell hjelp, og de hjelper til med alt fra fotokopiering til å presse orienteringer.

Hierarki

Selskaper med utøvende assistenter tildeler vanligvis en assistent per leder.Assistenten er ansvarlig for å håndtere oppgaver som er delegert av den utøvende som fungerer som sin nærmeste veileder.I mange tilfeller har assistenter skrivebord rett utenfor lederne sine kontorer, for å være så tilgjengelige som mulig.

Executive Assistants svarer vanligvis på bare deres navngitte Superior.De fungerer som denne personens fortrolige og kontorhjelper.Alt som den utøvende trenger, assistent gjør.De kan følge med sin leder til forretningsmøter, og har ansvaret for å kjenne detaljer om andre deltakere.Avhengig av lederens behov, kan assistenter også komme med på bedriftsreiser.I denne egenskapen er assistenten vanligvis ansvarlig for å administrere ledelsesplanen, arrangere møter og sikre at han eller hun har lest riktig orienteringsmateriell og er klar til å komme med nødvendige presentasjoner eller kommentarer.

geistlige plikter

Ikke alt om jobben er like glamorøs som reise og høyprofilerte møter.Mange av en utøvende assistents daglige oppgaver er geistlige.Assistenter er vanligvis ansvarlige for å håndtere overordnet papirarbeid.Dette inkluderer e-post, korrespondanser mellom kontoret og grunnleggende arkivering.Assistenten kan også bli bedt om å administrere en kalender, holde oversikt over møtetider, offisielle avtaler og viktige kontakter.

Krav til styring

Avhengig av strukturen og størrelsen på selskapet, kan en utøvende assistent ha en eller flere assistenter av seg selv for å hjelpe til med arbeidsmengden.Dette er vanligvis sekretærer eller flere geistlige tilknyttede selskaper.Executive Assistant er vanligvis ansvarlig for å administrere oppgavene sine, og delegere oppdrag til dem etter behov.

I de fleste tilfeller har bedriftslederen lite eller ikke noe å si over sekretærstrukturen hans eller hennes assistent setter opp.Avgjørelser om disiplin, roser og hevinger overlates ofte til assistentenes skjønn, ofte i samråd med selskapets personalavdeling.

Trening og erfaring

Å sikre en utøvende assistentjobb krever vanligvis en kombinasjon av trening og praktisk erfaring.Generelt forventer ledere at assistentene deres vil være eksperter på selskapets retningslinjer og prosedyrer samt dyktige med grunnleggende kontorfunksjoner.Det er ikke uvanlig at en ansatt blir en utøvende assistent etter å ha jobbet i en annen stilling innen selskapets struktur.Mange sekretærer på lavere nivå, for eksempel, går videre til utøvende assistentstatus etter flere år med sterk jobbprestasjon.

De fleste selskaper foretrekker at assistenter har en grad av en eller annen type.Kursarbeid i ledelse, menneskelige ressurser eller til og med sosiologi kan være fordelaktig, men vanligvis bare å ha en grad i noe er nok.Bedriftsansatte ledere ser ofte på høyskoleutdanning som mer et preg av prestisje og generelt intellekt enn som en kilde til spesifikk jobbrelatert kunnskap.

Dette er imidlertid ikke å si at en høyskoleutdanning er nødvendig for å bli en utøvende assistent.I mange tilfeller er erfaring viktigere enn formell utdanning.Selv om det kan være vanskelig å bli ansatt på utøvende nivå IMMEDirsdag etter videregående skole, kan noen med bare et videregående vitnemål som har brukt en årrekke på å jobbe som medlem av supportstaben i en bedriftsmiljø være den mest overbevisende kandidaten.Bedrifter er ofte mer interessert i hvor godt en kandidat kan utføre jobben enn skolene som er navngitt på en CV.

Prestige og fordeler

Eksekutivassistenter anses vanligvis som noe elite, i det minste når det gjelder støttepersonell.De har en tendens til å ha privilegier som ikke er delt av andre administrative assistenter, både når det gjelder ressurser og lønn.I noen selskaper kan en utøvende assistent med lang periode være kvalifisert til å delta i pensjonsprogrammer eller andre fordeler som ikke er tilgjengelige for ansatte i mindre stillinger.

Forhold til personlige assistenter

I noen tilfeller kan utøvende assistenter også utføre visse personlige oppgaver, for eksempel å plukke opp renseri eller lage ferieordninger for et familiens kjæledyr.Dette er imidlertid ikke normale stillingsforpliktelser.Det meste av tiden er denne typen ikke-kontorjobber oppgavene til en personlig assistent.Det kan være lett å forvirre personlige og utøvende assistenter, selv om arbeidet de gjør er teknisk distinkt.En utøvende assistents eneste offisielle rolle er å hjelpe en overlegen å lykkes med jobben.En personlig assistent er derimot vanligvis ansvarlig for å hjelpe en viktig person med å organisere livet sitt generelt, både personlig og profesjonelt.