Hva gjør en utgiftsadministrator?

En utgiftsadministrator verifiserer utgiftsrapportene til en virksomhet, og utbetaler til passende enkeltpersoner eller selskaper ved verifisering og håndtering av misbruk av midler.Han sikrer at alle regninger er nødvendige og nøyaktige, noe som forhindrer ublu eller uautorisert utgifter og inntektstap.Det er også hans ansvar å føre detaljerte poster, både elektronisk og ikke-elektronisk, av kvitteringer og betalinger.

Hvert selskap har spesifikke retningslinjer og skjemaer som kreves for å utføre betalinger og refusjoner.Ettersom nye ansatte eller tjenesteleverandører ikke alltid kjenner til disse retningslinjene og skjemaene, forklarer eller gir utgiftsadministratoren dem.Han svarer også på alle henvendelser om retningslinjene og skjemaene etter behov, for eksempel om en bestemt utgift kvalifiserer for refusjon av selskaper.

Av skatt og juridiske årsaker samler utgiftsadministratorer fakturaer og kvitteringer ved å bruke dokumentasjonen for å sikre at beløpet som skal betales er berettiget og nøyaktig.Utgiftsadministrasjon er nært knyttet til lønnsbehandling og gjøres ofte av samme person, så mange administratorer bekrefter tidskort.De samler også andre data som er nødvendige for riktig betaling som bankrutingstall eller adresser.

Når utgiftsadministratoren har bekreftet at en utgift er legitim, må han føre oversikt over utgiftene.Ofte betyr dette å lage kopier og sette dem i en selskapsfil, men det innebærer også å gå inn i utgiftene i et datastyrt system og kode alle kostnader for å sikre riktig budsjettfordeling og skattebehandling.

Kostnadsstyring er en kompleks prosess, og feil kan ogforekommer.For eksempel kan en ansatt fylle ut en utgiftsrapport på feil måte, eller administratoren kan tilfeldigvis autorisere en betaling til feil konto.Når disse feilene skjer, må administratoren lokalisere kilden eller grunnen til feilen, varsle de berørte og ta skritt for å avhjelpe problemet.

Selskapets ideal er at alle ansatte behandler selskapets midler og eiendommer med respekt, men i virkeligheten, noenAnsatte prøver å få en virksomhet til å dekke utgifter som ikke er selskapets ansvar, eller er høyere enn nødvendig.Når en administrator finner ut at noen har gjort dette, tar han passende tiltak i henhold til selskapets policy, for eksempel å utstede en muntlig advarsel eller sende inn bevis på overgrepet til høyere tjenestemenn.Dette gjør ikke alltid administratoren populær blant ansatte, men det er avgjørende for administratoren å håndheve selskapets retningslinjer hvis ledelsen skal beholde en aura av autoritet.

Noen ganger når en utgiftsadministrator tar en ny stilling, eller når selskapets forhold endres, endrer han segSer måter det nåværende systemet for administrering av selskapsmidler ikke er så effektivt som det kan være.Som en type leder skal administratoren identifisere områder som kan bruke forbedring og brainstorm om måter å endre utgiftsstrategien eller verktøyene på.Bedrifter kan kreve at han sender inn formelle forslag for endringer og presenterer ideene sine for aksjonærer eller styremedlemmer.

Hos noen selskaper er forsikringsproblemer også innenfor kostnadsadministratorens formål.For eksempel kan det hende at de må ordne betalinger for forsikring på selskapets kjøretøy, ettersom forsikringsleverandører må betales for tjenester som ligner på noen annen leverandør.I disse tilfellene samarbeider administratoren med forsikringsselskapene og eventuelle tredjeparter.