Hva gjør en kontorveileder?

Avhengig av hvilken type kontor, kan en kontorveileder ha mange forskjellige stillingsansvar.Vanligvis er en kontorveileder ansvarlig for å forvalte andre kontoransatte samt drive kontoret, inkludert oppgaver som å lage tidsplaner, ansette og trene nye ansatte og vedlikeholde kontorrekvisita og utstyr, blant andre.Veilederen for et kontor vil vanligvis rapportere til øverste ledelse.

En kontorveileder kan jobbe i ethvert mellomstor til et stort kontor med en rekke kontoradministrative ansatte.Han eller hun må ha utmerkede organisatoriske ferdigheter så vel som muligheten til å samarbeide med andre mennesker, og tilby kundeservice om nødvendig.En veileder må kunne lage arbeidsplaner som tilfredsstiller virksomhetens behov, samt ta hensyn til forespørslene fra ansatte, for eksempel for ferietid eller syketid.En veileder kan også trenge å planlegge møter eller andre bedriftsarrangementer, samt ta møte minutter.

Det er viktig at en kontorveileder kjenner og forstår alle funksjonene og behovene til kontoret.Han eller hun trenger å kunne gi denne informasjonen videre til andre ansatte, og å forstå hvor mye tid hver enkelt oppgave skal ta.Fordi en kontorveileder kan bli bedt om å hjelpe ledelse med å ansette nye ansatte, er det nødvendig å ha en klar ide om ferdighetene som kreves for å lykkes i et bestemt kontormiljø.Det er også nødvendig å sikre at stillingsoppgaver ikke blir duplisert, og at hver ansatt er nødvendig.

På daglig basis må en veileder sørge for at hver ansatt holder på med oppgave og opprettholder bedriftspolitikk for spørsmål som atferd som atferdog kleskode.Hvis det oppstår problemer mellom ansatte eller med kunder eller kunder, må en veileder være tilgjengelig for å løse problemet.En kontorveileder vil også trenge å opprettholde utstyret på kontoret, for eksempel kopimaskiner eller datamaskiner, samt holde rede på forsyninger som må bestilles.

Andre oppgaver kan omfatte bokføring, regnskapsoppgaver, vedlikeholde et filsystem,svare på telefoner, og motta og sende kontorpost, blant andre.Hvert kontor kan kreve en annen kombinasjon av oppgaver fra deres veiledere og administrativt personale, og en veileder må kunne gjøre jobben sin mens han er en god leder for andre ansatte.Det er viktig at en veileder kan lytte til de andre ansatte bekymringene, ideene og forslagene, innovere måter å løse problemer og videreføre viktige bekymringer for øvre ledelse.