Hva er en utøvende sekretær?

En utøvende sekretær er en person som jobber som administrativ assistent for en toppleder.Dette er vanligvis ikke en sekretærposisjon på inngangsnivå.Vanligvis vil denne jobben ringe for mange års erfaring som sekretær for overveiende høytstående tjenestemenn.Jobboppgavene til en utøvende sekretær kan utvide de til en tradisjonell sekretær.Selv om erfaring kan være en medvirkende faktor, kan noen arbeidsgivere kreve en høyskoleutdanning for å oppnå denne stillingen.

Graduering fra videregående skole er vanligvis minst mulig akseptabel utdanning for å jobbe som utøvende sekretær.Mens han er på videregående, kan den enkelte ha utmerket seg i forretnings- og datarelaterte kurs.Ettersom feltet for utøvende sekretærer kan være konkurransedyktig, kan det å oppnå en høyskoleutdanning gi en person en viss fordel for å sikre seg en jobb.Noen individer kan velge å forfølge en toårig tilknyttet grad, mens andre kan velge en fireårig bachelorgrad.Mange som søker denne stillingen som en karriere, kan melde seg på et forretningsrelatert program, for eksempel forretningsadministrasjon, bedriftsledelse eller kontoradministrasjon.

I de fleste tilfeller er eksekutivsekretæren den høyre mannen eller kvinnen til en topprangeringsleder i en virksomhet eller etablering.Sekretæren er ganske ofte drivkraften bak kulissene, og sikrer at virksomheten går jevnt på en daglig basis.Det er mange oppgaver utført av en utøvende assistent i denne stillingen.Noen av de vanligste pliktene til denne typen sekretær kan omfatte skrivebrev på vegne av sjefen hans, lage skjemaer, sammenstille regneark og ta meldinger.I tillegg kan sekretæren gi administrativ støtte til andre ledere i avdelingen.

Noen ganger kan en utøvende sekretær befinne seg selv inne i et styrerom som gjør mer enn bare å ta minutter.Sekretæren må kanskje sitte på et møte i fravær av sjefen hans og representere ham eller henne.Mens sekretæren bare kan lytte på møtet og ta notater for å levere tilbake til sjefen, kan det hende at noen må spille en aktiv rolle, for eksempel å holde en tale eller holde en presentasjon.Av denne grunn bruker mange sjefer mye tid på å trene sekretæren sin for å sikre at personen kan innta en lederposisjon om nødvendig i sitt fravær. I motsetning til de fleste tradisjonelle sekretærer, kan en utøvende sekretær bruke tid påkontoret.Noen sekretærer vil være ansvarlige for å gjøre reisearrangementer for sjefen sin.Dette kan omfatte planleggingsfly, foreta hotellarrangementer og planlegge biltjeneste.Ofte kan sekretæren også gi bistand til den utøvende spørsmål angående hans eller hennes personlige liv.For eksempel kan sekretæren planlegge legeavtaler, gjøre middagsordninger og koordinere office-møter for lederen.