Hva er en informasjonskontor?

Tittelen "Informasjonskontor" gir et hint om ansvaret til en person i denne stillingen.En informasjonskontor kan beskrives som en person som informasjon flyter gjennom.Dette inkluderer både innkommende informasjon, for eksempel telefonsamtaler og meldinger, og utgående informasjon, for eksempel e -post og selskapsinformasjon.Hun er også en person som administrerer informasjon ved hjelp av oppgaver som organisering, arkivering og distribusjon av dokumenter.

De spesifikke pliktene til en informasjonskontor kan variere.Disse er ofte basert på virksomheten og bransjen der en person med denne stillingen fungerer.De fleste informasjonskontorer utfører plikter som samlet kan beskrives som grunnleggende kontoristfunksjoner.Dette betyr at en person som er interessert i å skaffe en slik stilling, kan være kjent med visse kontorutstyr.I følge Bureau of Labor and Statistics (BLS) bruker informasjonskontorer telefon, personlige datamaskiner og andre elektroniske enheter for å sende e-post- og faksdokumenter.

Telefoner er generelt en viktig del av en informasjonskontor.En betydelig del av tiden hennes kan brukes til å akseptere telefonsamtaler.Telefonene som normalt brukes av mennesker i disse stillingene, er ikke som de som finnes i innenlandske omgivelser.Disse maskinene vil sannsynligvis være designet for å imøtekomme flere linjer, overføring av samtaler og kommunikasjon mellom kontoret.Det er også sannsynlig at en person i denne stillingen vil trenge å bli dyktige i å jobbe med å svare på tjenester for å administrere samtaler som blir oppfanget på denne måten.

Datamaskinferdigheter er vanligvis viktige for en informasjonskontor.Alle som planlegger å jobbe i en slik stilling, bør bli kjent med populær tekstbehandling og regnearkprogramvare.Noen jobber kan kreve andre datakunnskaper som databasestyring, planlegging eller kalenderapplikasjoner og bransjespesifikke programmer.

Faksmaskiner er utstyr som lar dokumenter overføres over telefonlinjer.Informasjonskontorer får ofte ansvaret for å sende og motta informasjon på denne måten.Samtidig har disse personene også ofte ansvaret for å akseptere og sende dokumenter og pakker ved hjelp av e -post, kurer og posttjenester.Dette fremhever behovet for en person i denne posisjonen for å ha sterke organisatoriske ferdigheter og å være en multi-tasker.

En informasjonskontors interoffice-plikter blir ofte avbrutt av hennes ansvar for å samhandle med publikum.En person i denne stillingen kan være det første kontaktpunktet med klienter og andre personer som besøker en virksomhet.Det kan være hennes jobb å avgjøre om og når en person kan få tilgang til andre individer i organisasjonen.