Hva er kontraktsledelse?

Begrepet kontraktstyring brukes vanligvis i anskaffelser eller innkjøpsavdelinger.Som en del av anskaffelsesavdelingens ansvar, aksepterer lederen, aksepterer og signerer kontrakter med leverandører av varer og tjenester til organisasjonen.Kontraktsledelse er prosessen med å sikre at leverandøren hedrer sine forhandlede kontraktsvilkår.Selv om anskaffelsesrollen i forhandlingsprosessen er en essensiell del av en kostnadsstyringsprosess, er kontraktstyring der de faktiske besparelsene enten oppnås eller savnet.

Effektiv kontraktstyringspraksis resulterer i lavere driftskostnader, effektive tjenester og en sterkereForhandlingsposisjon i løpet av neste forhandlingsrunde.Kontraktsledelse inkluderer å sikre overholdelse av kontrakt, og fungerer som den primære kontakten for spørsmål knyttet til service og tvisteløsning, samt å administrere eventuelle betalinger eller klausuler som er forhandlet inn i kontrakten.Generelt kan kontraktstyring deles inn i tre hovedområder: terskler, rabatter og ytelsesklausuler.

Terskel er et begrep som brukes til å definere spesifikke mål for dollarutgifter, transaksjoner eller kjøpte enheter.Disse tersklene er vanligvis knyttet til dollarrabatter på kjøpesummen og er ofte basert på antall bestillinger mottatt innen en bestemt tidsperiode.Som en del av forhandlingsprosessen brukes terskler ofte til å kreve enda dypere rabatter enn leverandøren normalt vil gi.Når volumet øker, har leverandøren motivasjonen og kapasiteten til å redusere prisen, ettersom kostnadene avtar.

Rabatter brukes som belønning eller incentiv for leverandøren for å oppfylle spesifikke mål.For eksempel kan et bakeri forhandle om å kjøpe en spesifikk mengde mel over en bestemt tidsperiode.Eventuelle ekstra, ikke-planlagte forespørsler som er fullført innen en bestemt tidsperiode, er kvalifisert for en rabatt til leverandøren.Fakturaen er for standardbeløpet, men rabatten beregnes og betales tilbake til leverandøren som en belønning for å imøtekomme et øyeblikkelig behov.Denne fleksibiliteten finnes ofte i tidsfølsomme miljøer, der kontrakten er for en standard leveringsplan, men ytterligere fleksibilitet er nødvendig for å oppfylle forretningskravene.

Resultatklausuler er basert på målbare elementer som er avgjørende for driften av virksomheten.Vanlige klausuler er basert på levering innen en spesifikk tidsramme, fakturering innen et angitt datoområde, som møter benchmark leveringsdatoer og prosentandel av fullføring for byggeprosjekter.Hensikten med en ytelsesklausul er å sette opp en akseptert målemetode mellom leverandøren og kunden.Disse klausulene er ofte knyttet til straffer eller belønninger, avhengig av bransjen.

Effektiv kontraktstyring innebærer daglig aktivitetssporing, resultatstyring og oppfølging med leverandøren.Bare gjennom en aktiv kontraktstyringsprosess kan selskapet kreve fordeler som er inkludert i kontrakten.Disse fordelene kan omfatte klausuler om tidlig utgivelser, ytterligere betalingsreduksjoner og andre straffer.