Hvordan sporer jeg driftsutgifter?

Å holde oversikt over driftsutgifter er viktig for suksessen til ethvert selskap.For å forstå hva det koster å drive virksomheten, er det viktig å ha en strukturert metode for å identifisere og kategorisere hver utgift.Heldigvis er prosessen med å etablere en prosedyre for å legge ut forretningsutgifter og hente dataene i en eller annen type brukbart format ikke vanskelig.

For å administrere utføringen av driftsutgifter riktig, må virksomheten etablere minst noen få grunnleggende regnskapsregister.Disse postene kan opprettholdes i papirkopi, men ved bruk av regnskapsprogramvare kan ofte effektivisere oppgaven med relativt letthet.Hvis du ikke er sikker på hvordan du konfigurerer postene, vil de fleste av gratis og gebyrbaserte regnskapsprogramvarepakker gi grunnleggende instruksjoner som hjelper deg med å bestemme hvilke linjeelementer som skal legges ut i hvilken kategori.Avhengig av virksomhetens art, kan det være en fordel å legge ut gjenstander så snart de blir mottatt.Hjemmebaserte og andre små bedrifter kan være i stand til å legge ut alle varene en dag hver forretningsuke uten å skape problemer med driftsbudsjettet.Selv om det ikke er mye å legge ut, minimerer det å velge å gjøre det på daglig basis sjansene for at en leverandørfaktura blir feilplassert, aldri lagt ut, og dermed aldri betalt før en annen varsel blir sendt av leverandøren.

Med regnskapsbøkene dine som er etablert og legger ut plan på plass, er neste fase av å spore driftsutgifter å generere rapporter som fordeler disse utgiftene til grupper.Mest regnskapsprogramvare inkluderer en forhåndsformatert inntekts-/utgiftsrapport som lar deg sammenligne hva som kommer inn med det som går ut innenfor en spesifikk tidsramme.Det er også mulig å opprette en tilpasset rapport som sammenligner både inntekts- og driftskostnadene dine med driftsbudsjettet.Dette lar deg ikke bare bekrefte at det mottas nok inntekter til å dekke utgifter, men også om du fremdeles opererer innenfor budsjettet.Ved å kjøre disse rapportene på en ukentlig basis, kan du justere utgiftene dine, enten ved å flytte opp betalingsdatoer på en utestående gjeld eller utsette noen betalinger for å forhindre overskridelse av budsjettet i løpet av den kommende perioden.

Sammen med å spore driftsutgifter for å sikre at selskapets budsjett forblir balansert, er det viktig å kontrollere driftsutgifter forbundet med spesifikke segmenter i driften, og sørge for at investeringen i disse segmentene bidrar til inntektsgenereringsprosessen.For eksempel, hvis du bemerker at utgiftene i salgsavdelingen øker, men salget har vært stillestående de siste seks månedene, indikerer det et behov for å gjøre noen få endringer innenfor det området av operasjonen din.Fra dette perspektivet betyr å spore driftskostnader at inntektene som kommer inn brukes mer effektivt, bunnlinjen holdes så sunne som mulig, og sjansene for å bygge driftsreserver for bruk med fremtidige prosjekter er levedyktig.