Hvordan skriver jeg en refusjonspolitikk?

En refusjonspolitikk for kostnadsrefusjon kan være et viktig dokument og krever derfor planlegging og klarhet.Det skal omfatte hvilke typer utgifter som vil bli refundert og de som ikke vil.Du bør spesifisere hvem policyen gjelder og alle personer hvis utgifter er ekskludert.Maksimale refusjoner bør skisseres, og det bør gjøres klart hvilken dokumentasjon som er nødvendig for tilbakebetaling.Tidsrammen for å sende inn dokumentasjon bør inkluderes sammen med tidsrammen og måten refusjoner vil bli gjort på.

Hvis du har ansvaret for å skrive en refusjonspolitikk, gjør det veldig nøye.Uforsiktige feil kan være kostbare for selskapet ditt eller for enkeltpersoner som har gjort utgifter med forventning om å bli tilbakebetalt.Dette er grunnen til at det er av største betydning at begrepene er klare for alle, inkludert deg.

Til å begynne med, bør du produsere en liste som skisserer hvilke utgifter som er refunderbare og hvilke ikke.Denne øvelsen vil hjelpe deg med å effektivisere retningslinjene for refusjon av utgifter.Du kan ikke være i stand til å liste opp alle kvalifiserte og ikke kvalifiserte elementer i det endelige dokumentet, men informasjonen du gir, bør legge igjen lite spørsmål om hvilken kategori de fleste utgifter vil falle i.

nær begynnelsen av refusjonspolitikken du bør skissere tilhvem det gjelder.Det kan være visse typer refusjoner av utgifter som du bare ønsker å gjøre tilgjengelig for visse individer.For eksempel kan toppledelsen kvalifisere seg for tilbakebetaling av kostnader for servering med kunder og underholde dem, men det kan være lurt å begrense assistentene sine til refusjon for måltider.Situasjoner som dette kan håndteres effektivt på en av to måter.Du kan enten spesifikt oppgi hvem hver del av policyen gjør og ikke gjelder, eller du kan organisere dokumentet i seksjoner som spesifikt gjelder for hver gruppe.

Maksimale kostnader for spesifikke typer utgifter må adresseres.Hvis dette ikke blir gjort, vil resultatet sannsynligvis være mye forvirring og kanskje betydelige økonomiske tap.I tilfelle at maksimum må svinge under visse omstendigheter, bør måten dette vil bli håndtert, skisseres på.For eksempel kan du sette en maksimal refusjon av daglig utgifter for forretningsreiser, men beløpet må kanskje økes når du reiser til visse internasjonale byer.

Det er veldig viktig for kostnadsrefusjonspolitikken å eksplisitt oppgi hva slags dokumentasjon eller beviser nødvendig for at kostnadene skal være kvalifisert.Det kan hende du bare ønsker kvitteringer, eller det kan være lurt å ha kvitteringer med detaljert informasjon som klienten som kostnadene gjaldt og hvorfor kostnadene var nødvendige.Det kan være lurt å ha alle utgifter som er sendt inn på et spesielt skjema.Uansett hva din beslutning, sørg for at denne informasjonen er tydelig kommunisert.

Videre må du spesifisere frister eller regelmessighet for å sende inn utgifter for refusjon.Politikken skal kommunisere hva som vil skje hvis denne tidsrammen ikke blir respektert.Enkeltpersoner bør også gjøres oppmerksom på når og hvordan de vil bli refundert.