Hva er ansattes utgifter?

Ansattes utgifter er kostnader forbundet med oppgaver utført for en arbeidsgiver.Arbeidsgivere utpeker generelt en liste over tillatte utgifter som de er villige til å refundere ansatte for.En slik liste kan omfatte utgifter relatert til forretningsreiser, måltider, losji, telefonsamtaler, internett og kontorrekvisita.Noen arbeidsgivere utsteder selskapets kredittkort for slike utgifter, mens andre forventer at ansatte dekker kostnadene og ber om refusjon.

Tillatte ansatte utgifter varierer vanligvis fra arbeidsgiver til arbeidsgiver.De fleste selskaper og organisasjoner har en tydelig definert liste over tillatte utgifter.Ett selskap kan dekke en ansattes mobiltelefonregning hvis flertallet av samtalene hans er forretningsrelaterte.Et annet selskap kan ikke tillate kostnader for mobiltelefoner, og krever at ansatte foretar alle forretningssamtaler fra selskapskontoret.

Typene av ansattes utgifter som ofte er dekket av bedrifter, er relatert til forretningsreiser, forretningsmåltider og kontorrekvisita.Legitime utgifter kan omfatte flybillett for et nasjonalt forretningsmøte, en restaurantregning for møte med en potensiell klient eller en skriverpatron som trengs for å skrive ut manualer for bedriftsopplæring.I alle tilfeller må utgiftene være rimelige og forbundet med å fremme målene for jobben og selskapet.

Når ansatte telekommer, sparer arbeidsgivere kostnader på kontorlokaler og verktøy.I disse tilfellene gir arbeidsgivere ofte godtgjørelser for ekstra utgifter.Eksempler på telekommunikasjonsutgifter kan omfatte internettkostnader, datamaskin- og skriverrelaterte utgifter og telefonregninger.Arbeidsgivere kan kreve at ansatte begrenser bruken av disse tjenestene og varene til forretningsbruk. Arbeidsgivere forventer vanligvis at ansatte vil spore sine egne ansatteutgifter utenfor selskapets miljø.De gir vanligvis utgiftsskjemaer som må fylles ut og sendes inn i henhold til en fast betalingsplan.I de fleste tilfeller må originale kvitteringer sendes sammen med utgiftsskjemaene for å gi sikkerhetskopi av dokumentasjon for påløpte kostnader.Refusjon av ansattes utgifter er ikke skattepliktig og betales vanligvis separat fra ansattes lønnskontroller. I noen tilfeller vil det å fylle ut arbeidskostnadsskjemaet kreve omfattende detaljer og oppmerksomhet.Når det gjelder utgifter som er delt mellom næringsliv og personlig bruk, krever noen arbeidsgivere en eksakt regnskap.En ansatt kan leie en bil mens du for eksempel er på forretningsreise, og kjører bilen til forretningsbruk i en uke og bruker ekstra dager på å bruke bilen strengt til å besøke familie.Han kan være pålagt å trekke de personlige dagene fra bilutleieforslaget når han sender den inn for refusjon.