Hva er de beste tipsene for kvitteringsstyring?

Kvitteringsledelse bør begynne med engasjert innsats for å sikre at alle dokumenter er nøyaktige og komplette.Deretter bør det tas en beslutning om hvor postene vil bli ført.Når det er et utpekt område for kvitteringene, bør de sorteres i hovedkategorier og underkategorier.For å forenkle prosessen, kan det hende at enkeltpersoner vil vurdere å konvertere papirjournaler til digitale filer.

Enkeltpersoner bør innse hvor viktig kvitteringsstyring er og hvor kostbar det kan være hvis oppgaven blir forsømt.Tatt i betraktning denne viktigheten, er det første trinnet i å håndtere kvitteringer å sørge for at de er komplette og nøyaktige.Dette er spesielt viktig når dokumentene er håndskrevet.Skattemyndigheter og arbeidsgivere har en tendens til å kreve detaljert informasjon hvis en post skal anses som gyldige.

Kvitteringsledelse er forskjellig fra å holde kvitteringer.Når en person bare har en vane å oppbevare disse dokumentene, kan hun uforsiktig plassere noen på ett sted og andre på forskjellige steder og bare runde dem opp når det er nødvendig.For eksempel kan det hende at en person trenger å holde kvitteringer for personlige transaksjoner, arbeidsutgifter og hennes egne utgifter til små bedrifter.I tilfeller som dette, bør hun opprettholde tre forskjellige filer.For å forenkle saken, ettersom poster legges til hver fil, bør de plasseres i underkategorier.For eksempel bør drivstoffkvitteringer og underholdningskvitteringer holdes adskilt.

En måte å forenkle kvitteringsstyring drastisk på er ved å skanne dem til en datamaskin og opprettholde digitale poster.Å gjøre dette regelmessig gjør det til en mye mindre vanskelig oppgave enn det vil være hvis en bunke med dokumenter blir akkumulert og må skannes på en gang.En annen fordel med digital styring er at hver post kan gis tagger, noe som vil gjøre det lettere å henvise dem mye.Siden det alltid er muligheten for at noe kan skje med en persons datamaskin, er det best å sørge for at disse filene er sikkerhetskopiert.

Enkeltpersoner uten tid, kunnskap eller tålmodighet til å konvertere papirkvitteringer til digitale poster kan være lurt åVurder dokumenthåndteringstjenester.Denne typen tjenesteleverandør godtar generelt kvitteringer i flere formater, og de vil skanne og organisere dem for sine kunder.Før du betaler for denne typen tjenester, er det imidlertid best å sørge for at partene som postene må deles med, vil godta dem i dette formatet.