Hva er de forskjellige metodene for å legge ut til hovedbøker?

Å legge inn hovedbøker er regnskapsaktiviteten der regnskapsførere registrerer forretningstransaksjoner i et selskaps økonomiske bøker.I virkeligheten er det ikke mange forskjellige måter å legge ut regnskapstransaksjoner på.Alle metoder gjør egentlig det samme, selv om det skriftlige formatet kan være litt annerledes.Bruken av elektronisk regnskapsprogramvare har ofte forskjellige metoder for å legge ut til hovedbøker, selv om den største forskjellen ligger i hvordan en regnskapsfører gjør det og ikke til slutt resultatet.Nøyaktige regnskapstransaksjoner er en av de viktigste ryggbenene i et regnskapsinformasjonssystem.

Den klassiske metoden for å legge ut til hovedbøker er å lage en håndskrevet journalpost.I alle journalposter kommer debiteringer først mdash;øverst i oppføringen mdash;med studiepoeng som kommer på andreplass.Journaloppføringen trenger en dato, kontonummer og navn for både debet- og kredittlinjene og et dollarstall for hver debet og kreditt.En kort beskrivelse går under den siste kredittlinjen ved oppføringen.Når den er skrevet på egen hånd, oppdaterer en regnskapsfører hver konto for dollarbeløpene i oppføringen, og håndskriver inngangen til regnskapsbøkene i et manuelt regnskapssystem.

Manuelle regnskapssystemer er ofte kjedelig å oppdatere når du legger ut til hovedbøker.Tradisjonelt ville et selskap ha mange forskjellige papirbøker og tidsskrifter i systemet.Regnskapsførere må finne de nødvendige bøkene og deretter skrive oppføringen til hver enkelt på en klar og nøyaktig måte.I dag kan et manuelt regnskapssystem referere til en serie regneark som ikke har noe enkelt dataregistreringspunkt, som regnskapsprogramvare.Regneark kan også være vanskelig å vedlikeholde manuelt.

Å bruke regnskapsprogramvare for å opprettholde et selskaps bøker kan virke lettere å vedlikeholde når du legger ut til hovedbøker.Et tidsskjermbilde for journal er tilgjengelig for de fleste systemer og krever samme grunnleggende informasjon som en manuell journaloppføring, dato, kontonummer og navn for både debet- og kredittlinjene og et dollarstall for hver debet og kreditt.Et stort spørsmål kommer imidlertid fra unøyaktige data som er lagt inn i regnskapssystemet.Ingen fysiske hovedbøker eller tidsskrifter eksisterer, så feil må spores elektronisk og korrigeres ved hjelp av systemet.Det er ingen enkel sletting og omskrivingsprosedyre i mange tilfeller, noe som kan gjøre store korreksjoner vanskelig å fullføre.

De fleste regnskapssystemer fungerer på en evigvarende metode.Hver regnskapstransaksjon går inn i tidsskriftene og hovedbøkene når de oppstår.Å legge ut hovedbokene er derfor en av de vanligste regnskapsoppgavene.Store organisasjoner kan ha hundrevis og mdash;til og med tusenvis mdash;av månedlige transaksjoner.Internkontroller må være på plass for å sikre at nøyaktige og relevante transaksjoner blir registrert på en riktig måte.