Hvilken informasjon er inkludert på en hovedbok?

En hovedbok brukes av mange virksomheter for å hjelpe til med å balansere kontoer og holde rede på penger og utgifter, og mange varer er inkludert i en slik hovedbok.Vanlige transaksjoner, for eksempel å ta penger til eller fra en bank eller bruke penger til å betale ansatte, blir registrert i en hovedbok som kreditter og debiteringer.Eiendeler som maskineri og annet utstyr er også registrert, og personen som kontrollerer hovedboken kan endre verdien av eiendeler etter hvert som tiden utvikler seg slik at de forblir nøyaktige.Datoer legges til hvert element, fordi dette hjelper virksomheten med å holde rede på når transaksjoner finner sted, for å sikre at det ikke er internt svindel eller stjeling.Beskrivelser blir også lagt til hver transaksjon, så alle som ser på hovedboken vil vite hva pengene ble brukt til eller hvordan de kom inn i virksomheten.

Den viktigste grunnen til å bruke en hovedbok er å registrere transaksjoner.Dette inkluderer penger som kommer inn eller kommer fra virksomheten.Transaksjoner kan være forbundet med uttak eller innskudd gjort i en bank, og betaler ansatte, driftsutgifter og regninger, fakturabetalinger og salg og avkastning i virksomheten.De fleste hovedbøker har separate kolonner for debiteringer og studiepoeng, men noen har en enkelt kolonne, og forfatteren må legge til et pluss eller minustegn for å betegne om penger kommer eller går.

De fleste virksomheter har eiendeler, for eksempel utstyr eller varelager, ogEiendommenes verdi registreres i en hovedbok.Når eiendeler endres i verdi, vil den som er ansvarlig for hovedboken ofte merke disse forskjellene.For eksempel, når utstyret eldes, går verdien ned og denne nedgangen kan være merket i hovedboken.Å registrere verdien av eiendeler hjelper en bedrift å vite hvor mye solide penger den har.

Datoer kan virke uviktige, men en hovedbok brukes til å sette opp en revisjonsspor, så de er vanligvis veldig nyttige.Hvis det er uredelige transaksjoner, kan noen sjekke datoene for å se når falske transaksjoner skjedde.Dette hjelper også virksomheten til å forstå økonomiske trender, og denne informasjonen kan brukes på fremtiden.

Et annet element som vanligvis legges til en hovedbok er en beskrivelseskolonne.Å ha en stor liste over studiepoeng og debiteringer kan være vanskelig å følge, spesielt hvis leseren ikke vet hva hver transaksjon er for.Å legge til en beskrivelse gjør det lettere å revidere hovedboken, og leseren vil også vite nøyaktig hva pengene brukes til.