En utbetalingsdagbok for kontanter er en regnskapsmessig registrering av utbetalte kontanter. Det kan også være kjent som et sjekkregister, siden det vanligvis inneholder et rom for å registrere sjekktall, ettersom få forretningsbetalinger kan gjøres i kontantvaluta. Dette dokumentet utgjør en del av de samlede regnskapspostene for en virksomhet. Slike poster gjør det mulig for regnskapsførere å spore utgifter, registrere hendelser av betydning og balansere bøkene for å opprettholde nøyaktig informasjon om tilgjengelige midler og andre bekymringsspørsmål.
I en elektronisk journal for kontantutbetaling oppbevares disse postene i regnskapsprogramvare. Slik programvare kan kommunisere med en bank for å laste ned uttalelse og kontoinformasjon. Disse programmene kan trekke fra de forskjellige postene etter behov, slik at en regnskapsfører kan utarbeide rapporter, gjøre seg klar for skatter og delta i andre aktiviteter relatert til journalføring. Det er også fullt søkbart og har filtre for å sortere oppføringer etter type utgift, beløp og andre kategorier.
I tillegg til elektroniske versjoner, kan du også oppbevare tidsskrifter for utbetaling av papirkopier. Kontorrekvisita-butikker selger vanligvis regnskapsbøker for dette formålet. Bedriftseiere kan også bruke en generisk notisbok, eller designe et tilpasset skjema for bruk i et bindemiddel for å spore kontantutgifter. Papirkopier kan brukes av mindre virksomheter med relativt lave transaksjonsvolumer. Disse virksomhetene har kanskje ikke råd til regnskapsprogramvare, eller kan bestemme at kostnadene ved å anskaffe og lære et program ikke oppveier fordelene det kan gi.
I kontantutbetalingsjournalen gir hver linje rom for å notere dato, utbetalingsmottaker og beløp på utbetalingen. Det er også plass til å diskutere arten av en betaling. I noen tilfeller kan dette gjøres ved å plassere beløpet i en kolonne som leie, verktøy eller kontorrekvisita. Hver kolonne kan summeres ved slutten av en gitt periode for å spore totale utgifter og utvikle en detaljert registrering. Dette kan være nyttig for organisering i skattesesongen, når de separate kolonnene hjelper bedrifter med å raskt kjøpe totale innkjøp fra natur til å trekke dem fra riktig måte.
Mens det vanligvis er designet for forretningsbruk, kan en utbetalingsdagbok også være nyttig som et personlig økonomiverktøy. Noen mennesker synes det er nyttig å føre detaljerte personlige økonomiregister av budsjettering og andre grunner. Organiserte poster kan være spesielt verdifulle for folk som ønsker å finne områder i budsjettet de kan trimme for å redusere de samlede utgiftene. For eksempel kan veldig høye utgifter for å spise på restauranter eller kjøpe nye klær bli åpenbare når disse kjøpene spores hver for seg i en kontantutbetalingsdagbok og sammenlignes med andre.
