Hva er et samlingsdokument?

Et innsamlingsdokument følger med en forsendelse som beskriver viktig informasjon og tilhørende betalingsforpliktelser.Slike dokumenter gir en liste over alt i forsendelsen, med spesielle notater om nødvendig, og det totale forfallet.Dette kan omfatte kostnadene for produktene sammen med frakt- og håndteringsgebyr.Kjøpere og selgere kan referere til postene sine for å bekrefte at de samsvarer når de sender inn betalinger og utfører andre aktiviteter.Unike referansetall lar dem kommunisere om tvister og andre problemer.

Kjøpere mottar en kopi av innsamlingsdokumentet med forsendelsen.Det beskriver vanligvis hele kontaktinformasjonen for kjøper og selger, sammen med det som var i forsendelsen.Hvis selgeren trengte å lage substitusjoner eller legge produkter på bakordre, kan dette bemerkes i dokumentasjonen.Loven kan kreve andre avsløringer, inkludert betalingsbetingelser.Mange firmaer bruker standardiserte skjemaer for å sikre at all lovlig nødvendig informasjon vil være til stede.

Dokumentasjon informerer kjøperne hvor mye penger som forfaller, og gi informasjon om fristen og hvor de skal sende den inn.De kan også fungere som formelt bevis på overføring av eierskap.Ved å godta forsendelses- og innsamlingsdokumentet, samtykker kjøperen også til å betale.Kjøpere og selgere, andre parter vil kanskje se dette dokumentet også.Kjøpere som planlegger å bruke en kredittlinje for betaling, kan for eksempel trenge å sende inn innsamlingsdokumentet for å bevise at forsendelsen skjedde og gi dokumentasjon.Fra bankens perspektiv kan dette være viktig hvis kjøperen senere prøver å bestride betalingen.På samme måte kan forsikringsrepresentanter be om kopier, og det samme kan fraktinspektører, som trenger dokumentasjon på hva som passerer gjennom havnebetaling og anbud til reguleringsbyråer, om nødvendig.Kjøpere bør sørge for at samlingsdokumentene de mottar er nøyaktige og komplette, med all nødvendig informasjon.Hvis det er avvik, kan de få dette opp med selgerne.Å beholde slike dokumenter anbefales å fremlegge bevis for transaksjonen i tilfelle tvister om eierskap, betaling, skatteplikt og andre problemer.