Hva er en kontrollkonto?

En kontrollkonto er en sammendragskonto innen en finansiell hovedbok som akkumulerer detaljene til en konto på en datterselskap hovedbok mdash;Hoveddeler sporer alle de økonomiske transaksjonene i et selskap.Informasjonen som administreres i en datterselskap er detaljene som støtter informasjonen om hovedboken.Subsidiære hovedbøker brukes til å spore en rekke varer som samler seg på en hovedbok, inkludert kundefordringer, betalbar kontoer, varelager og inntekter.I tillegg til transaksjonsbeløp, vil datterselskapet ofte inkludere navn, lokasjoner, beskrivelser og datoer.Hvert av datterselskapets hovedbokspiller vil vanligvis ha en kontrollkonto på hovedboken.

Regnskapsavdelinger bruker prøvebalansen generert fra hovedboken når de samler månedlige, kvartalsvis og årlige økonomiske data.Generelt krever regnskapsavdelinger sjelden den type detaljer som er sporet i en datterselskap.For eksempel vil en kundefordringsavdeling måtte få tilgang til kundeinformasjon, for eksempel et telefonnummer, for potensielt å kontakte en kunde angående ubetalte saldoer.Regnskapsavdelingen, under de fleste situasjoner, foretrekker imidlertid å se totaler av utestående fordringer og ikke kundeinformasjonen knyttet til spesifikke transaksjoner.Hver gang en kundefordringsavdeling oppdateres et beløp som forfaller i en kundepost, oppdateres kontrollkontoen i hovedboken med endringen, som gir lett tilgjengelig tilgang til total kundefordring.

Overfør informasjon til hovedboken.Tidspunktet for oppdateringer for å kontrollere kontoer avhenger av forskjellige faktorer, inkludert kompleksiteten i systemene som er involvert, størrelsen på selskapet og til og med planleggingen av nære aktiviteter i måneden.I større selskaper vil hovedboksystemet typisk være det eget uavhengige programvaresystemet, atskilt fra datterselskapets hovedbøker som sporer transaksjoner for elementer som kundefordringer eller varelager.Kontrollkontoer i situasjoner som dette kan ikke være oppdatert gjennom måneden fordi planleggingen av overføringen av informasjon mellom datterselskapet og hovedboken ikke er sanntid.Mindre virksomheter har kanskje ikke det samme problemet fordi de viktigste hovedbøker og datterselskaper kan inkluderes i en programvarepakke. En av fordelene med kontrollkontoer er potensialet for en økning i segregering av plikter, noe som er nyttig for å bidra til å begrenseFeil og svindel.Ofte er personene som kreves for å spore dataene i datterselskapets hovedbøker atskilt fra de som akkumulerer de økonomiske dataene.Som sådan, når årsregnskapet opprettes, vil avstemming mellom kontrollkontoer og datterselskaper føres for å sikre at riktig saldo rapporteres for en bestemt linje.Til syvende og sist gir kontrollkontoer enklere og raskere akkumulering av økonomiske data for regnskapsavdelinger.