Hva er en lockbox?
En av banktjenestene som bedrifter i alle størrelser kan synes er nyttige, er en lockbox -tjeneste. I hovedsak er en lockbox ganske enkelt en postkontor som banken din oppretter for virksomheten din og som banken vil kontrollere. Du har utstedt et oppdrag for å adressere som lar kundene dine sende betaling for alle fakturaer utstedt av organisasjonen din direkte til lockbox. På sin side vil banken din åpne all korrespondanse, sette inn sjekkene på kontoene dine og gi deg elektronisk tilgang som lar deg se daglig aktivitet. Kort sagt, banken din blir midlene der du samler inn fordringer og setter dem inn i drift, lønn eller annen utpekt forretningskonto.
Det er flere fordeler med å sikre en lockbox for din virksomhet. Noe av det viktigste er sikkerhet. Generelt er lockboxes beskyttet utover de vanlige sikkerhetstiltakene knyttet til å ha en postkontor. Når en betaling når låsen din, faller sjansene for at den fallerG i gale hender er omtrent null. Dette kan gi både deg og din kundebase en følelse av komfort.
For det andre kan Lockbox -prosedyren gjøre det mye lettere for deg å legge ut betalinger i regnskapssystemet ditt. Mange banker er i stand til å gi detaljer om de deponerte betalingene som inkluderer bilder av sjekkene og eventuelle andre dokumenter som følger med sjekken. Ofte kan en daglig gruppe kvitteringer lastes ned som en PDF og brukes til manuell inntreden i systemet ditt. Denne metoden lagrer regnskapsteamet ditt fra å måtte åpne e -post og sortere ut sjekkene før du legger inn dataene. Det eliminerer også å måtte utarbeide et bankinnskudd.
Imidlertid kan det hende du kan spare enda mer tid, avhengig av hvilken type regnskapsprogramvare du bruker. Mange banker kan gi en avgrenset rapport som kan importeres direkte til noen regnskapsprogramvaresystemer. Hvis du er heldig nok til å hahar kompatibel programvare, da kan oppgaven med å legge ut betalinger ta noen få øyeblikk, selv om listen over betalinger når inn i hundrevis.
En tredje fordel for Lockbox -systemet er at du har en sikkerhetskopihistorie for fordringene dine. Skulle noe større skje med programvaren regnskapssystem og du mister en del eller alle dataene, kan historiske rapporter om Lockbox -aktivitet hjelpe deg med å begynne å gjenoppbygge prosessen. Dette betyr at du kan bringe kundekontoer oppdatert raskt, samt begynne å rekonstruere inntekts- og utgiftsrapportering måned for måned.
Selv om en lockbox ikke utfører noen funksjon som regnskapsteamet ditt ikke kunne gjøre for deg, gjør fordelene med tidsbesparket, sikkerhetskopiering av informasjonskopiering og forbedret sikkerhet et Lockbox -system til et veldig attraktivt alternativ. Ta kontakt med banken din i dag og se hva de har å tilby i veien for et Lockbox -program.