Hva er en småkontantkvittering?

Eventuell kvittering for tilfeldige utgifter som en ansatt bruker for å få refusjon kan betraktes som en småkontantkvittering.De fleste kontorer og avdelinger har det som er kjent som et småkontantfond innebygd i budsjettene.Omstendighetene som ansatte kan bruke pengene i et små kontantfond, varierer, men mesteparten av tiden dekker fondet mindre kontantutgifter, for eksempel parkering for et møte på stedet, kontorrekvisita eller porto.Ansatte som pådrar seg disse utgiftene må lagre kvitteringene, fylle ut en småkontantkupong eller gli, og sende begge sammen til budsjettansvarlig for refusjon.

Petty Cash Funds er nesten allestedsnærværende i virksomheten.Selv om et avdelingsbudsjett sannsynligvis vil dekke de fleste større utgifter, kan det være nesten umulig å forutsi alle de mindre utgiftene som vil bli pådratt i det ordinære løpet av å gjøre ting.De fleste ansatte vil på et eller annet tidspunkt betale ut av lommen for noen arbeidsrelaterte utgifter.Når dette skjer, kan en småkontantkvittering sikre hurtig tilbakebetaling.

Hvert selskap strukturerer det små kontantsystemet litt annerledes.Noen faste lister over godkjente småkontantutgifter, mens andre overlater skjønn til enkeltledere.I nesten alle tilfeller må en ansatt imidlertid presentere en kvittering for refusjon.Petty Cash -kvitteringen må vanligvis vise både en spesifisert beskrivelse av alle kjøp så vel som det totale betalte beløpet, slik at budsjettansvarlige kan bekrefte at (a) utgiftene er kvalifisering og (b) refusjonsbeløpet er det samme som det faktiske beløpet som brukes.En utskrivbar småkontantkvittering, som kan utstedes for et online kjøp, er vanligvis akseptabel, og det samme er en fotokopi av en original kvittering.

I store selskaper må ansatte som søker refusjon vanligvis ikke bare sende inn en småkontantkvittering, men også en smålig refusjonskupong.Kupongen må liste opp ansattes navn, hans eller hennes avdeling, det totale beløpet som skal distribueres og en finansieringskode.Koder korrelerer typisk med typen utgifter og mdash;parkering, for eksempel eller måltider.I noen innstillinger blir disse kupongene ansett internt som sin egen type småkontantmottak.De er vanligvis tilgjengelige på nettet fra et budsjettkontors nettsted eller kan skrives ut fra et avdelingsintranett.

Det meste av tiden vil budsjettansvarlig eller kasserer registrere alle småkontanttransaksjoner i et kontors småkassebok.Denne boken er egentlig en hovedbok for å holde rede på det små kontantfondets saldo.Eventuell småkontantkvittering eller kupong som sendes inn, lagres vanligvis med hovedboken i tilfelle revisjon.