Hva er en liten kontantkupong?

En liten kontantkupong blir plassert i et små kontantfond når penger utbetales på forhånd for et lite kjøp.Petty Cash -midler er små beløp, vanligvis mellom $ 100 og $ 250 amerikanske dollar, avsatt til tilfeldige kjøp for å unngå å skrive en sjekk eller bruke et firmakredittkort.Petty kontantkuponger pluss mengden penger i det små kontantfondet skal alltid være lik det totale opprinnelige beløpet for fondet.

Petty kontanter blir vanligvis utbetalt på to forskjellige måter: gjennom refusjoner eller gjennom forskuddsbetalinger.Refusjoner oppstår når et kjøp allerede er foretatt og en kvittering blir gitt som dokumentasjon om at mottakeren skyldes pengene.Forskuddsutbetalinger oppstår når et lite kjøp må gjøres og pengene må utbetales i forkant av kjøpet.I dette tilfellet plasseres en liten kontantkupong i fondet i stedet for beløpet som er utbetalt.

Et selskap vil vanligvis ha prosedyrer på plass som styrer bruken og overvåkningen av Petty Cash Fund.Disse prosedyrene vil detaljert detaljert hvilken informasjon som kreves på en småkontantkupong.Dette inkluderer vanligvis datoen for utbetaling samt navnet på beløpet, formålet og mottakerne.Et utvalg småkontantkupong kan lastes ned på nettet, kjøpes i en kontorforsyningsbutikk, eller ganske enkelt opprettet internt i virksomheten som en av dens tilpassede skjemaer.

Forvaringsretter for Petty Cash Fund er vanligvis en veileder på et visst nivå som har tjentselskapets tillit.Han eller hun er ansvarlig for å sikre at hver krone av Petty Cash Fund blir regnskapsført via en kvittering eller en småkontantkupong.Når en kvittering eller annen passende dokumentasjon mottas fra personen som tok kontanter, bør papirene festes til kupongen og arkiveres deretter.Det blir generelt overlatt til depotmottakeren å bestemme den aktuelle hovedbokskontoen for å belaste kjøpet.Vanlige hovedbokskontoer for tilfeldige utgifter er kontorrekvisita, refusjoner av parkering og andre små kjøp.

Med jevne mellomrom bør det være en avstemming av det små kontantfondet av en veileder for forvaringsretten.Dette vil sikre at eventuelle manglende penger blir identifisert og lokalisert tidlig mens problemet fremdeles kan rettes.I tillegg holder dette forvalteren i sjakk siden til og med små mengder kontanter kan misbrukes.Petty kontantmisbruk er en vanlig form for underslag i liten skala, og kan lett legge opp til tusenvis av dollar med manglende penger over en periode på år hvis de ikke er merket av.