Hva er en ansvarlig plan?

En ansvarlig plan er en mekanisme for å refundere ansatte som pådrar seg arbeidsrelaterte utgifter.Hvis planen administreres riktig, håndteres den på en spesiell måte for skatter.For både arbeidsgivere og ansatte er det tydelige fordeler med å sette opp refusjoner under en ansvarlig plan.Det er imidlertid viktig å være klar over at utgiftene som kreves under planen er underlagt granskning, ettersom skattemyndigheter er på vakt mot forretningsutgifter som brukes til skattefradrag.

I henhold til en ansvarlig plan, når ansatte bruker penger på arbeidsrelaterte forsyningerOg aktiviteter og arbeidsgiveren kompenserer dem, pengene regnes ikke som en del av de ansattes inntekter, og arbeidstakeren betaler ikke skatt på det.Arbeidsgiveren behandler utgiftene som et skattefradrag.For begge parter kan denne ordningen være veldig gunstig.Uten en ansvarlig plan, måtte arbeidsgiveren behandle refusjoner som lønn for skatteformål, og arbeidstakeren må betale skatt på dem.

Tre egenskaper må være til stede for at noe skal være en ansvarlig plan.Den første er at ansatte må refunderes for utgifter som er tillatt.Å betale for et hotellrom mens du er på en konferanse ville være et eksempel på en legitim forretningsutgift.Å kjøpe billetter til et skuespill mens du var på konferansen, ville imidlertid ikke telle under den ansvarlige planen med mindre det var nødvendig med å delta på stykket av en arbeidsgrunn.Dette inkluderer innsending av kvitteringer og nøye dokumenterte utgiftsoppgaver, logging kjørelengde, produsere kredittkortoppgaver for å demonstrere hvilket kredittkort som ble brukt til å betale for en utgift, og så videre.Til slutt, hvis arbeidsgivere får overflødig refusjon, som for eksempel hvis en ansatt får kontanter på forhånd for en tur, må de ekstra pengene returneres på rettidig måte.Dokumentasjonen som den ansatte oppbevares, skal demonstrere at midler var rester.

I hovedsak følger utgiftsplanen utenfor lommen de samme reglene som folk må følge når de tar fradrag for utgifter de personlig pådrar seg.Utgiftene må være legitime og dokumenterte, med en klar informasjon som viser hvor, når, hvordan og hvorfor penger ble brukt.Skattemyndigheter kan velge å revidere denne informasjonen, og de kan bestemme at noen av de påkrevde utgiftene ikke er legitime og ikke burde vært klassifisert under den ansvarlige planen.Folk kan unngå papirarbeidsproblemer og redusere risikoen for revisjoner ved å konsultere en regnskapsfører for å finne ut mer om tillatte utgifter.