Hva er et regnskapsinformasjonssystem?

Et regnskapsinformasjonssystem er systemet med metoder og prosesser selskaper bruker for å opprettholde informasjon knyttet til forretnings- eller økonomiske transaksjoner.Historisk sett involverte dette systemet papirbokser, tidsskrifter og andre økonomiske rapporter.Bedriftseiere og regnskapsførere var ansvarlige for aktivt å bruke disse hovedbøker og tidsskriftene for å opprettholde nøyaktige økonomiske poster når de driver forretningsdriften.Utviklingen av informasjonsteknologi har gjort det mulig for selskaper å transformere dette regnskapsinformasjonssystemet til en automatisert prosess ved hjelp av datamaskiner, servere og regnskapsprogramvare.

Regnskapssyklusen er en pådriver i de fleste selskapets regnskapsinformasjonssystemer.Denne syklusen inkluderer å identifisere og analysere transaksjoner, opprette og legge ut journalposter til hovedboken, utarbeide en prøvebalanse, lage justering av oppføringer, utarbeide en justert prøvebalanse, lage regnskap, avslutte kontoer med lukkende oppføringer og generere en endelig prøvebalanse ogRegnskap for regnskapsperioden.Disse grunnleggende trinnene hjelper selskaper med å utvikle sitt regnskapsinformasjonssystem, enten manuelt eller datastyrte.

Regnskapsprogramvarepakker består vanligvis av flere forskjellige moduler basert på den tradisjonelle manuelle regnskapsprosessen.Moduler inkluderer generell regnskap, anleggsmidler, betalbar kontoer, kundefordringer, lønn og andre spesielle moduler.Hver enkelt modul oppretter et system der selskaper kan flytte informasjon gjennom regnskapssyklustrinnene.Muligheten til å overføre denne informasjonen elektronisk kan forbedre selskapets nøyaktighet og aktualitet for rapportering av økonomisk informasjon.

Datastyrte regnskapssystemer krever ofte at selskapets ansatte fokuserer mer på å gjennomgå informasjonen som er samlet inn fra forskjellige forretningsavdelinger i stedet for å legge inn forretningsdata.Dette systemet lar individuelle regnskapsførere behandle mer informasjon på kortere tid enn tradisjonelle papirbøker.Regnskapsprogramvare kan også ha automatiske interne sikkerhetstiltak som sjekker nøyaktigheten og gyldigheten av økonomisk informasjon ved hjelp av en intern gjennomgangsprosess.Denne prosessen begrenser ofte mengden grunnleggende dataoppføringsfeil og annen nonsensisk informasjon fra å legge inn regnskapsinformasjonssystemet.

Selskaper kan velge å bruke et hybrid regnskapsinformasjonssystem som involverer både manuelle og datastyrte regnskapsprosesser.Enkelte typer forretnings- eller økonomisk informasjon, for eksempel leverandørfakturaer, lønningstidens timelister og kontraktsavtaler, kan trenge å bli vurdert av en regnskapsfører.Å bruke et hybridsystem kan gi en bedre gjennomgangsprosess siden regnskapsansatte kan stille spørsmål ved økonomisk informasjon og søke tilbakemelding før de legger inn informasjon i regnskapssystemet.Den manuelle gjennomgangsprosessen kan også være påkrevd av selskapets interne kontroll.Disse interne kontrollene sikrer at ingen informasjon legges inn i en Companys -regnskapsprogramvare som er unøyaktig eller representerer høyere økonomiske forpliktelser enn tidligere forventet.