Hva er en utgiftsrapport?

En utgiftsrapport er et dokument som skisserer utgifter som påløper i løpet av en bestemt tid eller mens du utfører en bestemt jobb eller oppgave.En utgiftsrapport kan være ganske bred, noen ganger dekke hele avdelinger i en virksomhet, eller rapportene kan individualiseres, og gjelder bare en ansatt og oppgave.Det meste av tiden brukes utgiftsrapporter til å dokumentere utgifter som blir nødvendige mens ansatte jobber utenfor det normale kontormiljøet.I de fleste tilfeller blir utgiftsrapporter gjennomgått av avdelingsledere, og deretter videreført til regnskap.

Noen ganger brukes utgiftsrapporter utelukkende for refusjon av ansatte.Dette gjelder en ansatt som er utenfor kontoret, og må bruke sine egne midler til forretningsrelaterte utgifter.For å bli refundert, forventes det vanligvis at ansatte innleverer en utgiftsrapport, ved å legge ved kvitteringer som bekrefter utgiftene.

Noen ansatte får utgiftskontoer.Dette er et forhåndsbestemt beløp som står til deres disposisjon for bruk når de er borte fra kontoret, men som driver med arbeidsrelaterte aktiviteter.Ansatte med utgiftskontoer, selv om de ikke bruker sine egne penger, er fremdeles pålagt å sende inn en utgiftsrapport for å dokumentere utgiftene.I mange tilfeller holdes utgiftskontofond på et selskapskreditt- eller debetkort utstedt til den enkelte ansatt.Dette gjelder spesielt ansatte hvis jobber krever at de reiser eller tilbringer mye tid borte fra kontoret.Ansatte som jobber i salg bruker ofte mye tid på veien, og i mange tilfeller refusjoner arbeidsgiverne dem for måltider mens de reiser.Andre tilfeller der måltider kan betraktes som en utgift inkluderer måltider der faktisk virksomhet blir diskutert eller i tilfeller av klientunderholdning.

Andre typer utgifter som ofte dukker opp på en utgiftsrapport inkluderer losji, bensin og vaskeritjenester.Transportkostnader, for eksempel flybilletter, togpris og bilutleie er også ofte dokumentert.Vanligvis kan de fleste typer varer eller tjenester som er nødvendige mens en ansatt er i ferd med å drive virksomhet, være kvalifisert for refusjon.

De fleste selskaper overvåker nøye utgiftsrapporter.De ser etter pigger i utgifter eller andre indikasjoner på at en ansatt kan forvente midler.I noen tilfeller kan arbeidsgivere sette utgiftsgrenser for visse varer.For eksempel kan den ansatte ha et tak på hvor mye penger som kan brukes per natt på overnatting.Eventuelle midler brukt utover den tildelingen vil være den ansattes ansvar.