Hva er automatisert fakturering?

Automatisk fakturering er en handling der fakturering for varer og tjenester skjer uten behov for å utarbeide fakturaen for hånd.Mange faktureringssystemer av denne typen gir muligheten til å generere og sende elektroniske kopier av fakturaene til kundene.Bruken av denne typen faktureringsprogramvare gjør det mulig å administrere faktureringsprosessen med større effektivitet, og sparer selskapet både tid og penger.

Det er flere funksjoner som er vanlige for automatisert faktureringsprogramvare.I de fleste tilfeller er programvaren designet for å tillate å lage kundeprofiler som inneholder alle dataene som er nødvendige for å utarbeide fakturaen nøyaktig.Disse dataene vil omfatte kundenavn, faktureringsadresse, faktureringskontakt og en e -postadresse hvis fakturaen skal sendes elektronisk.I de fleste tilfeller vil det automatiserte faktureringsprogrammet samle inn data fra andre kilder som har å gjøre med kundebruk, eller gi mulighet for manuell innføring av bestillinger når de er oppfylt.Prosessene i faktureringssystemet bruker deretter riktige priser for hver bestilling og oppretter en faktura.

Avhengig av hvordan det automatiserte faktureringssystemet er konfigurert, kan fakturaen skrives ut, sammen med en ledsagerkonvolutt, rett etter fakturagenerasjonen.Imidlertid er det mulig å sette opp programvaren slik at fakturaer automatisk skrives ut på et bestemt tidspunkt på dagen.Det er til og med noen eksempler på programvare som ber maskineri til å brette fakturaen, sett den inn i en forhåndsadressert konvolutt og forsegle konvolutten.Når e -post brukes som leveringsmedium, kan systemet fremskynde leveransen umiddelbart etter å ha generert fakturaen, eller administrere e -postprosessen på et bestemt tidspunkt på døgnet, en tilnærming som lar bedriftseiere kartlegge fakturaer før de sendes ut.

Elektroniske faktureringssystemer av denne typen inkluderer noen ganger muligheten til å motta og anvende betalinger på utestående fakturaer.For eksempel kan e -postfakturaer inneholde en innebygd lenke som lar kunden umiddelbart gjengi betaling etter å ha mottatt og gjennomgått fakturaen.I stedet for å kreve at en person skal motta betalingen og manuelt legge den inn i kundefordringsdatabasen, gjenkjenner programvaren betalingen, bruker den på det aktuelle fakturanummeret, og trekker det beløpet fra saldoen på kundekontoen.

Automatisert fakturering fungerer veldig bra med situasjoner der en kunde har en stående ordre, eller det er en tilbakevendende betaling som må etterspørres på ukentlig eller månedlig basis.Med denne applikasjonen kan systemet konfigureres til automatisk å generere stående eller tilbakevendende fakturaer til de aktuelle kundene, og dermed eliminere behovet for at en eller flere ansatte bruker timer på denne repeterende oppgaven.Sluttresultatet er at personell kan brukes til forskjellige funksjoner, slik at arbeidsdagen kan være mer produktiv og dermed kostnadseffektivt.

Bruk av automatisert fakturering er vanlig i dag med selskaper i alle størrelser.Forretningstyper som spenner fra telekommunikasjon til nettbutikker drar nytte av bruken av denne typen programvare.Ved å spare selskapets tid og ressurser, er virksomhetene i stand til å holde utgiftene lavere og dermed forbli mer konkurransedyktige.