Hva er forskjellen mellom en journal og hovedbok?

En journal og hovedbok er to typer bøker som rutinemessig brukes i regnskapsprosessen.Rett som nøkkel til det som er kjent som Double Entry -regnskap, tjener hver av disse bøkene spesifikke formål innen den overordnede prosessen med å føre nøyaktige økonomiske poster.Mens mange av transaksjonene som er lagt ut i både tidsskriftet og hovedboken er de samme, er det viktige forskjeller i formålet og funksjonen til hver av disse regnskapsbøkene.

En av de mest grunnleggende forskjellene mellom tidsskriftet og hovedboken er når de er ansatt i regnskapsprosessen.Tidsskriftet fungerer som regnskapsboken der en transaksjon først blir lagt inn i regnskapssystemet, med transaksjonen ofte referert til som den opprinnelige oppføringen.Senere i prosessen vil den samme transaksjonen bli lagt ut som en inntreden i hovedboken, der oppføringen vil bli plassert i forhold til andre oppføringer for evaluering og analyse.

En annen viktig forskjell mellom tidsskriftet og hovedboken er rekkefølgen på oppføringene i postene.Tidsskrifter er alltid ordnet i kronologisk rekkefølge, noe som gjør det veldig enkelt å identifisere hvilke transaksjoner som er assosiert med en gitt virkedag, uke eller en annen faktureringsperiode.Derimot har arrangementet av oppføringer i en hovedbok mer å gjøre med gruppering som transaksjoner sammen til spesifikke kontoer for å vurdere dataene for interne økonomiske og regnskapsmessige formål.

De forskjellige formålene med tidsskriftet og hovedboken betyr også at hver bok er strukturert annerledes.Et tidsskrift vil ofte inneholde en kort beskrivelse av transaksjonen, inkludert en dato, og plassering av transaksjonsbeløpet i en debet- eller kredittkolonne.Det er ikke noe forsøk på å balansere transaksjonene som er registrert i en journal.Derimot må oppføringer til kontoer i hovedboken være balansert til enhver tid.

Det er en viss meningsforskjell angående bruken av både tidsskriftet og hovedboken.En tankeskole mener at ved å holde begge regnskapsbøker, forbedres muligheten til å identifisere innleggsfeil, en faktor som kan komme veldig nyttig når og som kontoer i hovedboken ikke balanserer.I tillegg blir tidsskriftet ofte lettere akseptert som bevis i en domstol, på grunn av den enkle prosessen som brukes til å registrere transaksjoner i kronologisk rekkefølge.En annen tilnærming hevder at det er valgfritt å holde en journal, samtidig som en hovedbok er avgjørende for oppgaven med å spore selskapets økonomiske transaksjoner, inkludert når det gjelder å arrangere kontoer slik at skatter kan beregnes og betales nøyaktig.