Hva er de beste tipsene for arkivering av e -post?

E-post eller e-post, forkortelse for elektronisk post , er navnet på tekstmeldinger sendt over Internett og hentet av brukeren på nettet eller lastet ned gjennom en e-postklient ved hjelp av push- eller pull-teknologi, avhengig av enheten og programmet som mottar programmetmeldingene.Arkivering refererer til en lagringsplan der varer er ordnet på en logisk og tilgjengelig måte.Det kan også referere til å lage en sikkerhetskopi av materiale.E -postarkivering refererer til et metodisk arkiveringssystem for e -post som fjerner det fra serveren og støtter det trygt.

Det beste å gjøre først med hensyn til e -postarkivering er å vurdere alternativene dine.Bestem om det er tilstrekkelig å ha e -postene dine arkivert i skyen, eller om du trenger dem arkivert på maskinen din eller i papirkopi.Kanskje må viss materiale skrevet ut, mens annet materiale kan forbli i elektronisk form.Hvis e -postene skal arkiveres på maskinen din, må du bestemme om du vil ta en sikkerhetskopi på en ekstern harddisk, og også om noe må lagres i et annet skjema enn filformatet til e -postklienten din, for eksempel, lagret i PDFFilformat.

Generelt er det andre trinnet i å opprette et e -postarkiveringssystem å lage et hierarki av lagringsmapper i e -postklienten din.Når du gjør dette, kan du skille personlig e -post fra forretnings -e -post, og sørge for at mapper du trenger å få tilgang til oftere er enkle å nå.Husk at mapper kan omorganiseres og omdøpes, så når et prosjekt som var topp prioritet er fullført, kan det være lurt å ha en måte å arkivere det i mappesystemet, for eksempel å sette den i en mappe kalt "Fullførte prosjekter" medåret.Tenk på om det å lage filtre for å sortere innkommende post direkte i mapper vil tjene deg godt: Noen mennesker sverger ved denne funksjonen;Andre bruker det aldri.

Et av de beste tipsene for arkivering av e -post er å slette uønsket e -post umiddelbart etter mottakelse eller når du ser det i innboksen.Dette kan spare deg for tid fordi du aldri trenger å gjennomgå det igjen, og bidra til å forhindre at unødvendig materiale når arkivet, der bare materiale av verdi skal lagres.Alternativt, hvis det passer deg bedre, kan du gjøre masse sletting før arkivering.Du kan være i stand til å angi e -postklienten din for når e -post skal slettes fra serveren, men med jevne mellomrom er det en god idé å besøke ISP -nettstedet ditt, se hva som faktisk er på serveren og rydde ut etter behov.Hvis du nok tom serverplass, kan du velge å legge igjen viktige e -postmeldinger der som et ekstra arkiv.

I forretningssituasjoner, i samsvar med forskrifter, sikkerhet og effektivitet er viktige elementer i å ta beslutninger om arkivering av e -post.Enterprise e-postarkivering kan administreres av programvare som er laget for det formålet og med funksjoner som er laget for å løse forretningsspesifikke problemer.Disse inkluderer muligheten til å administrere den virtuelle papirsporet og slette meldinger som ikke er nødvendig lenger.