Hva er et innholdsrepository?

Et innholdsrepository er en type innholdsstyringssystem rettet mot å gi et strukturert og logisk middel for å lagre forskjellige typer dokumenter som inneholder viktige data.Noe forskjellig fra en database, gir denne typen dokumentstyringssystem vanligvis brukere tilgang til den samme informasjonen mens de benytter seg av forskjellige applikasjoner uten å påvirke konsistensen av disse dataene negativt.Denne tilnærmingen til å håndtere innhold gir en allsidig måte å få mest mulig ut av dokumentasjonen i depotet og kan ofte fungere raskere enn å prøve å overføre data mellom en database og en enkelt applikasjon.

Mens et innholdsrepositorium kan konfigureres på flere forskjellige måter, vil de fleste tilnærminger dele en kjernegruppe av egenskaper.Et sentralt aspekt er muligheten til å la flere applikasjoner benytte seg av de samme dataene samtidig.Dette kan være spesielt viktig i en forretningsmessig setting der flere brukere i forskjellige avdelinger kan ha behov for det samme innholdet.Integriteten til selve innholdet forblir konstant, selv om forskjellige brukere får tilgang til informasjonen og bruker den gjennom flere forskjellige applikasjoner.

Grunnleggende funksjoner som er inkludert i et innholdsrepository, gjør det ekstremt enkelt for sluttbrukere å benytte seg av informasjonen som ligger i depotet.Å lese og oppdatere innhold er en enkel prosess, og det samme er å gjennomføre søk ved hjelp av nøkkelord eller uttrykk, datoer og andre typer definerte søkekriterier.Data kan eksporteres med samme letthet og importere informasjon, og muligheten til å tilordne forskjellige brukere til spesifikke tilgangsnivåer er også en enkel oppgave for depotbehandleren.

Samtidig oppdaterer Content Repository kontinuerlig informasjonen som er plassert, vanligvis på en sanntids måte.Dette betyr at hvis flere forskjellige brukere jobber med det samme innholdet til enhver tid og at informasjonen blir endret eller forbedret av en autorisert bruker, vil alle brukere som for tiden jobber med innholdet umiddelbart ha tilgang til den oppdaterte versjonen.Dette kan være spesielt viktig når dataene som er involvert er økonomiske, eller har å gjøre med kundejournaler eller vedlikehold av en eller annen type varelager.

Sammen med den logiske og typisk kompetente delings- og synkroniseringsaspekter ved et innholdsrepository, er denne spesielle tilnærmingen vanligvis veldig enkel for informasjonsteknologispesialister å vedlikeholde og administrere.Å skrive forskjellige skript som gjør det mulig å utføre batchoperasjoner anses som relativt enkelt, og å sjekke informasjonen i innholdsoppføringsstedet for å sikre at den ikke har blitt kompromittert på noen måte, er også en enkel oppgave.Med riktig konfigurasjon kan denne typen dokumentstyringssystem spare mye tid og penger.