Hva er en myk kopi?

En myk kopi er en elektronisk kopi av et dokument.Det står i kontrast til en papirkopi, et dokument skrevet ut på papir eller et annet medium.Myke kopier er enkle å overføre, distribuere, dele og manipulere mdash;Alle potensielle ulemper eller fordeler, avhengig av det involverte dokumentet.De kan også brukes til å generere papirkopier, ved å skrive ut en kopi av dokumentet.Mange papirløse eller lave avfallskontorer er veldig avhengige av myke kopier for å kommunisere og dele informasjon.

Myke kopier kan vanligvis åpnes i en rekke tekstbehandlingsprogrammer.For ekstra sikkerhet kan et dokument lagres i et kun leseformat.Dette vil tillate folk å se det, men ikke å endre den myke kopien.I tilfeller der folk er bekymret for at data blir endret eller manipulert av personer som har tilgang til filen, kan dette være nyttig.Noen programmer opprettholder også endringslogger, slik at folk kan spore endringer i dokumentet, og vende dem om ønskelig for å gjenopprette dokumentet til et tidligere punkt.

Personer med myke kopier kan sende dem via e -post, overføre dem over et nettverk eller leggedem på en plate eller bærbar harddisk å dele.Denne variasjonen av teknikker for distribusjon kan være nyttig og kan tillate kontorer å eliminere utgifter som faksmaskiner og kurerer.Myke kopier har vanligvis ikke ganske de samme juridiske stillingen som papirkopier på grunn av potensialet for endring, men de kan brukes til de fleste aktiviteter på et kontor, inkludert ting som å sende myke kopier av en kontrakt frem og tilbake for redigering og godkjenning, med folk som gjennomgår papirkopien nøye før de signerer for å sikre at den inneholder endringene de ønsker.

Myke kopier kan også brukes til ting som presentasjoner, med folk som enten distribuerer dokumentet elektronisk slik at alle har en kopi, eller viser det påen skjerm på en presentasjon eller arrangement.Muligheten til å gjøre redigeringer frem til siste øyeblikk kan være nyttig for folk som ønsker tid til å perfeksjonere presentasjonene sine, og som kan trenge å gjøre endringer i siste øyeblikk for å imøtekomme endrede informasjon og andre problemer.Lærere lagrer ofte klasseromsmateriell i myk kopieringsform, slik at de lett kan endre dem og gjenbruke dem for leksjoner.

For kontorer der plass er et stort hensyn, kan det å gå helt eller for det meste elektronisk gi betydelige fordeler.Folk kan gjennomgå materialer i myk kopi og unngå generering av store mengder papir som vil kreve lagring.Hvis sikkerhet er en bekymring, kan elektroniske sikkerhetstiltak etableres for å gi så mye beskyttelse som mulig til myke kopier.Dette kan inkludere verktøy som eksterne sikkerhetskopier for å spare kopier i tilfelle branner, virus og andre problemer.