Hva er et elektronisk filskap?

Et elektronisk filskap kan enten være en metaforisk referanse til et system for lagring av dokumenter og annen informasjon om et elektronisk medium, for eksempel en datamaskin harddisk, eller det kan referere til et faktisk stykke programvare som hjelper til med å lage og opprettholde elektroniske poster.Mange ganger blir et elektronisk filskap referert til som en måte å lagre fysiske dokumenter digitalt for å øke effektiviteten ved å finne dokumentene eller for å minimere plassen som trengs for de fysiske postene.Å bruke et elektronisk arkiveringssystem kan tillate flere brukere å få tilgang til informasjon samtidig uten å trengs foran et fysisk filskap og kan også gjøre informasjonen den inneholder tilgjengelig eksternt gjennom nettverkstilkoblinger.

Det er ingen en enkelt definisjon av hva et elektronisk filskapfaktisk er;I stedet refererer begrepet generelt til å bruke elektronisk lagring på en måte som tilnærmer et fysisk filskap.På et veldig grunnleggende nivå er en enkelt katalog på en datamaskin harddisk som inneholder noen dokumenter eller andre filer teknisk sett et elektronisk filskap, fordi filene er separate, indekseres og noen ganger søkbare gjennom funksjonene i operativsystemet.Når du bruker et elektronisk filskap som et fysisk skap ikke kan gi.Hele arkivskapet, avhengig av størrelsen, kan kopieres på en digital enhet eller kompakt disk (CD), slik at den kan sikkerhetskopieres, overføres eller føres lett rundt.Det kan også gjøres tilgjengelig gjennom et nettverk slik at flere brukere kan få tilgang til det uavhengig av sted.Informasjon i det elektroniske arkiveringssystemet kan være passordbeskyttet eller kryptert for ekstra sikkerhet.I noen tilfeller kan dokumenter i et elektronisk system lett søkes etter visse nøkkelord, noekalt Electronic File Cabinet Software.Disse inkluderer ofte databaselignende funksjoner og alternativer for nettverkstilgang eller generering av rapporter.I noen tilfeller kan hele sett med dokumenter indekseres ved en applikasjon, slik at de lett blir gjennomsøkt gjennom et grafisk brukergrensesnitt (GUI).

Noen ganger kan det oppstå noen problemer rundt bruken av et elektronisk filskap.Den ene er at hvis informasjonen blir hentet fra online kilder, kan det være opphavsrettsspørsmål involvert i lagring av dokumenter uten tillatelse fra forfatterne.Et annet problem, spesielt innen felt som har sterke personvernlover, er at et grunnleggende elektronisk filkabinettsystem kanskje ikke gir alle punktene for sikkerhet og personvern som er mandat, noe som betyr at en mer intensiv, bransjespesifikk type elektronisk poster kan måtte trenge å trengebrukes til sensitive data.