Hva er dataklassifisering?

Dataklassifisering består av å analysere og kategorisere en organisasjons datamangel med mål om å bestemme passende tilgang, lagring og oppbevaring.Det er en disiplin innen det bredere feltet for datahåndtering.I tillegg er det en del av informasjonslivssyklusstyring (ILM).

som en del av ILM, hjelper dataklassifisering en organisasjon med å forstå ulike aspekter av dataene, som inkluderer sikkerhet, juridiske og etterlevelseskrav, forretningsmessige betydning, tilgjengelighetsbehov og densnåværende plassering.Etter at de forskjellige aspektene ved dataene er forstått, kan en policy som er passende for dens sikkerhet og oppbevaring implementeres.Klassifiseringsprosjektet bør gjennomføres av forretningsprosesseiere og juridiske og etterlevelsesrepresentanter i samarbeid med Information Technology (IT) -avdelingen.Selv om programvareverktøy er tilgjengelige for å hjelpe til med innsamling og analyse, er prosessen med dataklassifisering først og fremst manuell, og det kan være tidkrevende.

Data regnes som en av to typer: strukturert eller ustrukturert.Strukturerte data finnes vanligvis i databaser.Det er ofte organisasjonsspesifikk informasjon, for eksempel ansatte, kunde- og produktjournaler.Vanligvis kan ikke informasjonen nås direkte, men den må nås via et applikasjonsprogrammeringsgrensesnitt (API).Ustrukturerte data finnes i elektroniske eller papirdokumenter, e -postmeldinger eller andre typer gratis skjemainnhold, som kan omfatte lyd- og videofiler.

Dataklassifisering kan være til fordel for en organisasjon på flere måter.Bevis for eksistensen av en politikk og overholdelse av politikken kan være nødvendig for å oppfylle myndighetens forskrifter rundt håndtering av økonomiske eller sensitive data.Krav til skatteloven er ett eksempel på denne forskriften.Dataklassifisering kan være til fordel for en organisasjon i tilfelle juridisk rettstvist, fordi passende dataklassifisering, sammen med en implementert ILM -policy, sikrer at dataene som kreves av rettssaken er tilgjengelige og at ekstern data ikke er tilgjengelige.Organisasjonen kan beskyttes mot handlingene til misfornøyde ansatte eller ansattes feil ved å klassifisere og begrense tilgangen til proprietære, svært konfidensielle og topphemmelige data på riktig måte.

Noen andre fordeler med dataklassifisering inkluderer potensiell reduksjon i sikkerhetskopiering og lagringskostnader fordi data ikke vil opprettholdes lenger enn de trenger å være.Datalagringsmedier bør også samsvares med tilgjengelighetskravene.Med andre ord, data som er nødvendig umiddelbart, må være på en lagringsenhet som lar de nå tilgang til umiddelbart, for eksempel en nettverksserver.Data som ikke er nødvendig umiddelbart, kan lagres på en enhet som ikke gir øyeblikkelig tilgang, for eksempel digitalt tape.

I tillegg til å oppfylle juridiske og etterlevelseskrav, kan forståelse av dataene gi andre viktige fordeler.Organisasjonen som har analysert og klassifisert dataene sine, kan være i stand til mer effektivt denne informasjonen for beslutnings- eller markedsføringsformål.Denne mer effektiv bruk av data kan føre til forbedret lønnsomhet.