Hva er informasjonslivssyklusstyring?

Informasjonslivssyklusstyring er navnet som er gitt til strategier og retningslinjer en virksomhet bruker for å opprettholde og organisere digital informasjon.Det er den moderne utviklingen av strategier som brukes til å administrere fysiske data som den som er lagret på papir, film og andre fysiske medier.Et stykke data gjennomgår fem faser av informasjonslivssyklusstyring.Dette er skapelse, distribusjon, vedlikehold, bruk og disposisjon.

Med informasjonslivssyklusstyring styres bevegelse og lagring av et gitt stykke data fra det tidspunktet det opprettes til den tiden det slutter å være nyttig.Vanligvis skjer dette i forretningssammenheng, selv om informasjonslivssyklusstyring også kan brukes til å opprettholde data for myndigheter eller andre formål.Informasjonslivssyklusstyringspolitikken til en virksomhet er diktert av organisasjonens overordnede mål og er nært knyttet til dens generelle informasjonsteknologipolitikk.

Prosessen begynner med å opprette eller mottak av et nytt stykke informasjon.Dataene kan enten opprettes internt, som når en regnskapsfører utarbeider et budsjett for organisasjonen, eller de kan mottas fra noen utenfor selskapet.Dette kan omfatte skjemaer, korrespondanse eller rapporter.

Informasjonen blir deretter distribuert.På internt nivå sendes dataene til arbeidere og ledere i selskapet som kan trenge de for å ta politiske beslutninger.Dataene kan også distribueres eksternt til leverandører, kunder eller aksjeeiere.

Neste kan informasjonen brukes til å ta forretningsavgjørelser eller veilede selskapets policy.Gjennom bruks- og distribusjonsprosessen må informasjonen opprettholdes.Vedlikehold inkluderer arkivering, gjenfinning og overføringer av informasjonen.For at informasjonen skal være nyttig, må virksomheten ordne den i en forhåndsbestemt sekvens og ha et system på plass for å administrere den.Prosesser for å spore data mens det er i bruk er også en del av vedlikeholdstrinnet.

Endelig gjennomgår informasjon disposisjon.Dette er policyen som er lagt ut for håndtering av informasjon som har blitt mindre verdifull over tid.Slike data er sjeldnere tilgang til og kan allerede ha oppfylt oppbevaringskravene som er fastsatt av myndigheter eller organisatoriske regler.

I et godt organisert system med informasjonslivssyklusstyring beveger data seg jevnt gjennom disse fem trinnene.Et unntak er når virksomheten blir involvert i en rettslig handling.I dette tilfellet kan noen data fryses eller fjernes fra den generelle datastrømmen til det juridiske spørsmålet kan løses.