Hva er online dokumentstyring?

Online dokumentstyring er en tjeneste som lar folk se, dele, endre og kontrollere dokumenter på nettet.En rekke selskaper tilbyr online dokumentstyringstjenester, og noen selskaper lager egne systemer for intern bruk.Noen tjenester er gratis, mens andre krever gebyrer for å opprettholde tjenesten og for å tilby ekstra fordeler og tjenester.Det er ikke uvanlig at selskaper tilbyr en serie kontorrelaterte tjenester med online dokumentstyring, slik at folk kan få tilgang til alt de trenger på ett sted.

Det er flere årsaker til at folk kanskje vil ha tilgang til dokumenter på nettet.En av de vanligste årsakene er ønsket om å ha et virtuelt kontor.Med et virtuelt kontor er noen ikke bundet til et bestemt sted eller en datamaskin;Det er mulig å logge på hvor som helst i verden for å se dokumenter på nettet.I tillegg kan folk dele sitt virtuelle kontor, som for eksempel når en redaktør jobber med en klient i et annet land.Noen selskaper har produkter som er spesielt designet for å lette samarbeidsarbeid, slik at flere personer kan logges inn i et dokument på en gang, komme med endringer og legge til kommentarer.Elektronisk dokumentlagring kan også være nyttig som et sikkerhetstiltak, og sikre at hvis dokumentet blir ødelagt i andre formater og steder, vil det fremdeles være tilgjengelig på nettet.

Det er mulig å gjøre online dokumenter offentlige eller private.Folk gir noen ganger CV, utklipp og lignende dokumenter i et delt format, slik at potensielle kunder og interesserte medlemmer av media enkelt kan få tilgang til dem.På den annen side kan folk som jobber med et konfidensielt prosjekt foretrekke et passordbeskyttet område for dokumentene sine for å sikre at de ikke blir sett av uautorisert personell.Folk kan vanligvis justere personverninnstillingene, inkludert hvem som har lov til å se dokumentet, når som helst.

Personer som er interessert i online dokumentstyring kan tjene fra en rekke tjenester.Det er viktig å tenke på hva slags funksjoner som kan være ønsket før du registrerer deg med en tjeneste, og det kan også være lurt å spørre andre mennesker som skal jobbe med det samme dokumentet hvis de har en preferanse.For eksempel kan noen allerede ha et abonnement på en tjeneste og foretrekker å jobbe med den i stedet for å abonnere på en annen tjeneste.