Hva er anskaffelsesprogramvare?

Det er to hovedtyper av anskaffelsesprogramvare: elektronisk anskaffelse eller logistikkstyring.Anskaffelsesprogramvare er vanligvis en del av en ENP -løsning eller regnskapspakke (Enterprise Resource Planning).De fleste programvareleverandører tilbyr en fullt integrert løsning som inkluderer innkjøpsaktivitet i regnskapssystemet.Fordelen med denne typen programvare er muligheten til å rapportere nøyaktig om alle økonomiske forpliktelser når som helst.

Anskaffelser eller innkjøp er all aktivitet som angår anskaffelse av varer og tjenester for bruk av virksomheten.Et standard anskaffelsessystem lar brukere opprette innkjøpsrekvisisjoner, varekvitteringer, innkjøpsordrer og fakturaer.Vareravkastning, kredittnotater og leveringsbekreftelse er opsjoner som ofte er inkludert i denne typen programvare.Den beste anskaffelsesprogramvaren inkluderer betydelig rapporteringsfunksjonalitet, automatisert godkjenningsarbeidsstrømmer og sporing av engasjement.

Elektroniske anskaffelser, eller e-anskaffelse, er en anskaffelsesprogramvare som brukes til å kjøpe varer fra andre leverandører via sine nettsteder.Vanligvis logger brukeren inn i en intern elektronisk anskaffelsesløsning koblet til regnskapsprogramvaren.Brukeren kan velge mellom en liste over godkjente leverandører og bla gjennom katalogene sine for produkter.Når du velger produktene, blir elementene notert i programvaren for elektronisk anskaffelse.

Brukeren er pålagt å tilordne de interne kontoene til varene i handlekurven.Den interne godkjenningsprosessen blir deretter utløst, vanligvis med automatiske e -postmeldinger eller relaterte verktøy.Etter godkjenning sendes en elektronisk innkjøpsordre til leverandøren.Når varene mottas, logger brukeren tilbake til det elektroniske anskaffelsessystemet for å behandle varemottaket.

Den elektroniske faktureringsprosessen lar godkjente firmaer sende inn fakturaene sine direkte til kunden elektronisk.De fleste systemer har en automatisk prosess for å sikre at bare bestillinger som er mottatt blir sendt inn for betaling.Andre firmaer krever at hver faktura skal gjennomgås og godkjennes manuelt før de blir behandlet for betaling.

Elektronisk anskaffelsesprogramvare har opplevd en enorm vekst de siste fem årene og forventes å fortsette å vokse.Det er betydelige besparelser tilgjengelig for institusjoner som implementerer elektronisk anskaffelse.Besparelsen er begge harde dollarbesparelser på grunn av redusert tid til å behandle fakturaer, og myk dollarbesparelser på grunn av redusert personaletid som kreves for å behandle en ordre.Standard anskaffelsesprogramvare er en ofte brukt kontrollmekanisme for å spore utgiftsaktivitet og overvåke prisene som leverandører belaster, samt for å sikre at policyen følges.