Hva er et dokumentstyringssystem?

Et dokumentstyringssystem er et program som brukes til å lagre og kontrollere dokumentene et selskap bruker.Før ankomsten av datamaskiner var et dokumentstyringssystem ganske enkelt en prosess med å arkivere en Companys -papirkopi -dokumenter, for eksempel innkjøpsordrer, ingeniørendringer og skjemaer, i en systematisk rekkefølge for å gjøre gjenfinning enklere.Også kjent som DMS, den vanligste typen dokumentstyringssystem i dag er elektronisk.

Et elektronisk dokumentstyringssystem er et dataprogram som indekserer og lagrer selskapets poster.Dette gjør at informasjon kan overføres elektronisk til andre geografier uten å måtte skrive ut, mail eller faks.I likhet med innholdsstyringssystemer som oftest brukes til å lagre prosedyrer eller arbeidshåndbøker, lagrer et dokumentstyringssystem informasjonen via elektroniske bilder, slik, Dokumentbilde -skanningsprogramvare brukes til å konvertere papirkopien til elektroniske bilder.De elektroniske bildene lagres deretter på en datamaskin til det er nødvendig.Andre bruksområder for et dokumentstyringssystem er sikkerhet og etterlevelse.

Sikkerhetsfunksjoner inkluderer passordbeskyttelse, kun skrivebeskyttet tilgang og katastrofegjenoppretting.Passordbeskyttelse brukes til å forhindre at uautoriserte brukere ser på konfidensielle filer.De fleste dokumentstyringssystemer lar brukere settes opp etter profil og bare kunne se filer relatert til profilen deres.For eksempel vil en bruker som er satt opp under en kjøperprofil kunne se bilder av innkjøpsordrer eller prisavtaler når han skrev inn passordet sitt, men ville ikke kunne se bilder av ingeniørdokumentasjon som mekaniske tegninger.

Den skrivebeskyttede tilgangssikkerhetsfunksjonen lar brukere se dokumenter, men forhindrer endringer.Denne typen tilgang er nyttig for ansatte som kan trenge å forske på data for prosjekter, men som ikke har myndighet til å gjøre endringer.Katastroppgjenvinning er en annen viktig, men forhåpentligvis aldri trengte sikkerhetsfunksjon i dokumentstyringssystemer.Sikkerhetskopieringsfiler eller datamaskiner utenfor stedet brukes vanligvis slik at når det gjelder branner, flom eller andre typer naturkatastrofer, er alle selskapets poster trygge.

Overholdelse er et annet aspekt av de fleste dokumentstyringssystemer.For amerikanske eide selskaper krever Sarbanes-Oxley Act eller Sox som det ofte er referert til, samsvar for å oppbevare oppbevaringsforskrifter.SOX definerer hvilke typer poster som må føres og hvor lenge.Bedrifter blir revidert for etterlevelse og straff for ikke å føre nøyaktige og relevante poster inkluderer bøter og mulig fengsel.Ved å bruke et dokumentstyringssystem har selskaper poster i et trygt, enkelt å få tilgang til stedet.